处理员工离职后联系不上个税汇算清缴要退税的情况，通常来说，首先需要尽量和离职员工取得联系，让其能及时领取退税。如果无法取得联系，可尝试通过联系离职员工的家属或者朋友来取得联系。 如果实在联系不上离职员工，就需要采取备案的方式来处理，即联系当地的个税服务中心，填写备案登记表，提供离职员工的相关信息，例如家庭地址、身份证号等，获得凭证。 最后，需要注意的是，当员工离职后仍有应退的个人所得税，应及时向主管税务机关申报，否则将面临民事责任。 此外，你还可以建立一套完善的离职走向追踪机制，包括建立一个有效的离职备案表，以便未来索取员工的离职信息；及时跟进员工离职后的退税情况，以及定期向税务机关报送离职员工的退税情况，以确保员工及时享受到适当的退税政策。