1.首先要确认办公室购买的空调是第三方买卖合同所规定的纳税实体，确认空调的详细信息，如厂家及型号、购买的数量等； 2.确定空调的购买费用，确定购买日期，确定空调的采购入账日期； 3.根据空调购买金额计算空调进项税，并在采购入账日期当天开具增值税发票； 4.将空调购买情况写入财务会计帐户，记为购买商品的本金。及对应的增值税发票； 5.在每月末结帐时，应清查出空调购买的进项税与销项税，如有差额，应及时调整。 拓展知识：空调购买费用一般可分为本金及进项税。一般的购买费用按照16%税率进行计算，即16%的税率计入本金，剩余的在进项税中得到抵扣。