1、首先，收支的账务实行全额记账制。即，每一笔收入，要附上相应的签收凭证；每一笔支出，要有相应的买卖单据及发票。实行分次记账制，即，收支金额不满一定金额时，可以归入某一类收入或支出项目，到某一定金额后再记账。这样做有利于统计，及时发现问题。 2、其次，每天账上的收支项目都要有详细说明，要注意写明资金用途，以便随时核对及把握实际情况，杜绝挪用资金的行为。 3、对于全年使用的资金，可以采取全年统计的方法，根据当年凭证及账单，利用计算机及财务软件，进行实时统计，每一笔的收支明细都可以把握。这样可以让收支每月最终结余保持一定数量，总体统计出本年度使用的资金总额。 拓展知识：除上述方法外，我们还可以通过查看银行流水表，可以了解到全年的收款及回款，以及两者的差额。因此，我们就可以清楚的知道使用的资金共计多少。