在财务软件里，使用预收用应收的负数和预付用应付的负数，是因为企业在实施财务管理时，会遇到某些特殊情况，如付款还没实施就已经到账，或先收到款，后才支付款。这种情况下，企业会利用预收和预付的功能，把先到账的款收入预收，把先支付的款支出预付，把应收应付结算账户上的余款转到预收预付账户上，等待以后实际收付款时，再从预收预付账户把款项转回应收应付结算账户上。最后出报表的时候，应收应付两条记录均为负数，才能表示它们是预收和预付。至于预收和预付里面的数字必须调回，因为它们的作用只是临时收付，只有在实际账面上有了对账时，才可能把预收或预付的款项调回原来的应收应付结算账户上。拓展知识：预收和预付也是一种抵消的财务方式，在一定的情况下，也可以用于抵消彼此之间的欠款。比如，公司A 向公司B 借了10 万元，但是同时B 公司也向 A 公司购买了货物，欠了A 公司一笔款。那么A 公司可以将B 公司付给A 公司的10 万元收好，同时将B 公司应该支付给A 公司的款项做为“预付款”，拿来抵消已经支付出去的10 万元，实现抵消。