记帐规则上，员工外部征文奖金需要记录在费用账户中。应按照有关规定，提交相关会计凭证，包括： 1. 征文比赛奖金申请表； 2. 纸质版本或电子版本发票； 3. 奖金发放清单，包括征文获奖人姓名，奖金发放金额及日期等； 4. 员工身份证复印件及银行账号信息； 5. 征文比赛的评审结果； 6. 其它用于核实用途的有关机构出具的凭证； 拓展知识：员工外部征文奖金的报销审批，需要进行三重审批，分别为经营管理层审批，财务部审批和总经理审批；审批同意后，再按照公司相关规定安排发放。