会议费用的报销需要准备相关材料，提供会议记录和相关费用凭证，会议记录包括会议的开始时间、结束时间、参加人数、会议内容等；费用凭证比如发票、收据等，都要提供相关的原始凭证，以便审核报销；在会议前，还需要准备会议通知，确保所有参加者都能及时知晓会议的时间、地点、主题及相关的准备事项。其拓展知识：要想有效管理会议费用，应在筹备会议时制定出关于会议费用报销相关的政策，确保会议费用报销符合组织的财务要求；会议费用用于满足会议召开的必要开销，不允许出现非会议必要的开销；定期对会议费用报销进行全面监督，维护报销正常进行。