在报销加油费3500元这个问题上，建议公司应先跟员工签订车辆使用协议，规定使用车辆的具体情况，如车辆的责任人、权利与义务、适用的法律法规等，以及报销加油费等内容。 比如公司可以规定：此次，由张三提供汽车，由李四完成此次出差，李四将承担使用过程中的所有损失，公司将把费用报销给李四，报销的金额不超过3500元。 有了车辆使用协议，才能有助于公司建立良好的财务环境，让员工对使用车辆有更好的了解，进而知晓报销的报销金额不仅能够得到保护，同时也可以减少公司的财务风险。 拓展知识：在签订车辆使用协议时，需要考虑到责任限制条款、维修费用、出险赔偿等内容，以及定义期限、使用范围等条件，以此来确保双方的权益。