老板用自己的钱买的东西公司用，是指老板买的物品被公司持有并使用。如果要做到外账，必须遵循一定的凭证制度来记录，这样才能使用到财务会计和外账管理中。首先老板必须准备好一张付款凭证、一张发票、一张收据，这三张凭证必须有明确的时间、地点、付款人、收款人等信息，才能组成有效的凭证。其次，外账贷方项目应该是“老板私自付款”，借方项目应该是“应付账款”，此外还要记载老板的名字或者合同编号；而凭证号需要按照会计准则的规定来编制，此外，另外还要注意进行稽核，以确保凭证的真实性和合法性。 外账属于会计原始记录，是指企业与外部企业或个人之间的日常记账凭证，主要记录企业与外部企业或个人之间的借贷、应收应付等相关活动，它是实施会计处理的基础和前提，而外账凭证也是它的重要组成部分。外账的管理和处理要求：要严格按照会计原则和会计准则的要求制定外账凭证；要建立完善的外账凭证管理体系；要按照业务实际情况记载凭证；要定期把外账凭证归档，以确保其原始性和真实性。