每个月的记账凭证归档,都包括那些凭证呢?
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84785045 | 提问时间:2021 12/06 11:22
你好 、归档时间:
记账凭证一般每月结账完成后装订,装订好的凭证按月归档。
二、整理规范:
1、记账凭证应按“大折叠,小粘贴”的原则进行整理。
2、根据凭证装订的方法,注意把凭证的左上角或左侧面让出,并避开装订线,保证装订后可以展开查阅到完整的数据。
3、较小的附件,先按次序和类别整齐排列,同类同金额的单据粘在一起,在与记账凭证尺寸相同的白纸上鱼鳞状粘贴左上角,并注明附件张数和合计金额(或直接购买凭证粘贴单使用)。
4、纸张面积略小于记账凭证的附件,可先用直别针别在记帐凭证后面,凭证装订时,抽掉直别针。
5、较大的附件,可按记帐凭证尺寸,先向上折叠,再向左折叠,查阅时只需拉住上面的角一拉,即可全部展开。
6、附件粘贴使用胶水为宜,如使用胶棒,选择质量上乘的为佳。
三、装订复查:
1、凭证排序是否正确、连续、齐全,如有颠倒或错位要调整正确,发现缺号要查明原因。
2、记账凭证附件有否齐全。
3、记账凭证相关人员,如财务主管、复核、记账、制单等印章是否齐全;使用财务软件时,相关人员的姓名会直接打印在记账凭证上。
4、有些凭证附件不仅面积大,而且数量多,可以单独装订,但必须在记账凭证上注明归档位置。
5、摘除凭证内的金属物件,如订书钉、直别针、曲别针。
五、装订原则:
便于查阅、整齐美观。
六、装订分册:
1、根据当月凭证总厚度确认是否分册,分装号段尽量选整数,业务比较均衡的企业,可以日期(周或旬)归集确定分装的册数。
2、分册的注意事项:每册的厚度应基本一致,一般1.5-2.0厘米为宜,太薄不利于戳立放置,过厚不便于查阅;不能把同属一份记账凭证的附件拆装在两册。
3、记账凭证较少的单位,可以将若干月份的凭证合订,但必须在封面注明本册所含的凭证区间。
七、装订用具:
1、凭证装订封面:规格要与记账凭证的大小相匹配,略大于所附记账凭证即可,封面材质应为结实、耐磨、韧性较强的120g以上牛皮纸。
2、包角纸:也称护角纸,材质与凭证装订封面相同,一般为正方形,规格约为记账凭证尺寸的一半;也有裁切好直接使用的“L形”包角纸。
3、凭证档案盒:规格要与装订封面的大小相匹配。
4、夹芯纸板:业务较多,凭证较厚时,可准备夹塞纸板,备装订处夹塞,以使凭证厚度左右持平,能避免右边翻翘而且美观。遵循节约和环保的原则,实际工作中使用废弃的特快专递纸袋剪裁即可。
5、装订线:使用棉线或蜡线,棉线弹性较好,便于装订拉紧;蜡线耐磨性强,不宜断,但无弹性。
6、胶水:粘贴包角纸的胶水最好选择乳白胶,乳白胶对木材、纸张、纤维具有良好粘接性。
7、装订机:分为半自动,全自动,智能型三种,半自动装订机只能打孔,需要手工穿线;全自动装订机可自动穿线,手工打结即可;智能型装订机不使用装订线,采用尼龙管加热高温铆钉。
8、锥子:最好是带回线钩的。
9、曲别针:如果没有带回线钩的锥子,可用曲别针钩线。
10、其他:裁纸刀、铅笔、直尺、大号反尾夹、剪刀、锤子、0-9数字印章。
八、装订方法:
按照方向分,包括侧订法(左侧装订,三孔引线)和角订法(左上角装订,两孔穿线)两种。
九、21厘米×12厘米凭证手工角订法步骤:
1、固定:将凭证装订封面沿侧折线裁开,分别作为凭证册的封面和封底,将包角纸左上角反向对齐粘贴在封面的左上角,凭证对齐后使用反尾夹固定。
2、节点:用直尺在封底的右上角齐边画边长为5厘米的等腰三角形,然后在三角形底边两端各2厘米处节点,确定为两个打孔位置。
3、打孔:在节点处进行打孔,使用装订机打孔应按自左向右的顺序进行。
4、穿线:用锥子或曲别针由将装订线双穿至孔中,侧面单线翻转穿回抽紧扎线,打死结留线头约1厘米,线结处使用锤子砸平。
5、包角:将包角纸沿装订的左上角折叠,沿凭证上侧和左侧背折,根据凭证厚度不同,折叠出清晰的井字折痕,用剪刀沿包角纸井字最左侧折痕剪至最上侧折痕交汇点。
将包角纸先向左侧折叠至封底拉紧粘贴,之后剩余部分回折双层,再向上侧折叠至封底拉紧粘贴,完成后凭证封底显示矩形包角,将装订线全部包住。为保证粘贴效果,粘贴完成后可用反尾夹固定包角,待胶干后取下。
6、签章:装订人在装订线骑缝封签处和装订人处签名或盖章。
使用数字印章在装订好的凭证封面和凭证盒上加盖起讫日期、起讫号码,存档期限等。
7、按折线整理凭证盒后,将对应的已装订凭证册放入归档,便于调阅。
8、使用凭证装订机时,具体步骤及注意事项请参见设备使用说明书。
2021 12/06 11:24
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