在以下情况下需要记录应付酒店住宿费：
1. 公司或组织需要为员工出差或公务安排酒店住宿时，需要预订并支付酒店费用。这时应将应付酒店住宿费记录为应付账款，以反映公司应支付的费用。
2. 公司或组织与酒店签订长期合作协议，按月或按季度结算酒店住宿费用。在每个结算周期结束时，应将应付酒店住宿费记录为应付账款。
3. 公司或组织预订会议或培训活动的场地时，通常也会包含酒店住宿费用。这时应将应付酒店住宿费记录为应付账款。

需要注意的是，应付酒店住宿费是指已经发生但尚未支付的费用，因此在记录时应按照实际发生的金额进行记录。同时，应及时核对账单和付款要求，确保准确性和及时支付。