过程化、作业化固定资产管理法

　　1 引言

　　一方面，固定资产构成企业的有形实体，决定着企业的生产能力，在很大程度上代表了企业的生产技术水平，因此它在企业的资产构成中处于极为重要的地位；另一方面，企业折旧成本和修理维护费用直接与之相关，在许多公司的制造费用构成中，折旧费用和修理维护费用占到90% 以上。但由于各种原因，企业通常对固定资产的实物监管和成本管理都较薄弱，实物监管主要是通过一年一度的盘点保证账实相符，而在成本管理上只是确认固定资产的历史成本，计提折旧，这难免会造成资产沉没成本和使用成本的增加。为了强化企业固定资产的管理，本文从企业管理控制与会计控制的双重角度出发，通过分析固定资产的管理规律，提出了过程化、作业化固定资产管理法。

　　2  什么是过程化、作业化固定资产管理法

　　“过程化、作业化固定资产管理法”是作者首创的一种固定资产管理方法，运用过程化管理思想，通过健全固定资产管理制度，对固定资产的申购、验收、转固、维护、修理、使用、报废等过程进行有效的跟踪管理与监控；将固定资产划分到作业中心，与具体的作业任务相挂钩，落实管理责任，对产能、使用效率进行分析管理；完善固定资产的档案建设，建立固定资产电子档案，使管理过程留下可便捷追溯的线索；通过建立一体化的管控程序，落实会计监控手段，使固定资产管理和会计核算、会计监控衔接于一体。

　　3 怎样实施过程化、作业化的固定资产管理

　　企业的固定资产一般有五种来源：

　　（1）自行购建固定资产；

　　（2）接受捐赠固定资产；

　　（3）投资者投入固定资产；

　　（4）租入固定资产；

　　（5）盘盈固定资产。

　　其中自行购建的固定资产最有代表性，它的管理过程覆盖了固定资产的全生命周期，因此这类固定资产的管理规律能够代表固定资产的一般管理规律。

　　自行购建固定资产又可细分为以下四种情况：

　　（1）购入后不需安装即可直接使用的固定资产；

　　（2）购入后需经安装才能使用的固定资产；

　　（3） 自行建造固定资产；

　　（4）出包建造固定资产。

　　其中第（2） 和第（3）种情况的管理过程更为复杂。

　　固定资产的管理环节包括：固定资产投资的可行性研究、固定资产投资审批、购建固定资产、完工验收、转固、固定资产的日常管理，其中固定资产的日常管理主要包括费用控制、成本核算、日常维护管理、实物保管、使用效益分析、报废管理等，实施过程化作业化固定资产管理的目的就是使各个管理过程高度一体化，提高管理效率，确保固定资产各个管理环节都在有效控制之中，从而有效防范企业的投资风险，提高固定资产使用效益，降低固定资产使用成本。

　　附图 1 　固定资产管理过程框图

　　3.1制订固定资产内控制度

　　建立严密的内控制度是防范企业管理风险的基础，企业应当根据固定资产的管理过程规律制定切实可行的内控制度，使固定资产管理有章可循，确保固定资产的整个生命周期都处在有效管理和监控状态。

　　固定资产内控制度应包括以下内容：

　　① 项目审批制度

　　凡购建大型固定资产必须编制可行性报告，企业应设定判定大型固定资产的金额标准。可行性报告需按企业章程或企业制度的规定办理审批手续。审批后的可行性报告需编顺序码并归档。

　　② 公开招标、集体审定供应商（或承建商）制度

　　大型项目的购建必须公开招标，企业应设定一个大型项目的金额标准。只有采取公开招标、公平竞争方式，才能准确把握市场动态，找到性价比最优的供应商（或承建商），同时也能避免暗箱操作等损害企业利益的情况发生。企业应将所有的投标书、报价单归档保存，并设置顺序码，建立目录。

　　企业应避免一支笔审定制，大型项目的承建商选择应由项目负责人、若干个成员组成的审查小组共同审核，并出具审核意见，最后由审批者审查批准。审批单应编顺序码并归档。

　　③ 合同管理制度

　　经立项的固定资产购建都要签订严密的合同，详细列明固定资产的产能和性能要求、材料来源、价格条款、完工日期、验收条款、保修条款、付款条款、培训条款、违约条款等内容。正式合同需编号归档。固定资产购建部门应区分各种购建情况，参照有关标准合同模式事先拟定符合本企业利益、合法合规的固定资产购建合同底稿，必要时请律师协助审查合同条款，将合同签订的主动权掌握在自己手里，最大限度地保障企业的合法权益。

　　④ 项目管理责任制

　　每个项目的购建过程中均需指定专人进行项目管理，对项目进度、质量进行全程跟踪监督，对项目进度和质量进行把关并及时向管理部门汇报。

　　⑤　验收制度

　　项目竣工后需经项目验收小组验收，验收小组需包括使用部门的代表人。验收通过后，验收小组在项目验收单上签字。

　　⑥ 实物管理制度

　　实物管理制度包括维护保养、大修计划、盘点制度、报废办法、损失赔偿办法、产能管理、费用控制等内容。

　　3.2建立作业中心式的固定资产管理模式

　　企业拥有固定资产的目的是要它为具体的作业任务提供服务，并在使用中使企业实现增值。因此要完善对固定资产的管理和考核就需将固定资产和被服务的作业挂钩。作业中心式的固定资产管理模式就是将固定资产根据所服务的作业中心进行划分，将固定资产的管理职责分解落实到具体的职能部门及具体的岗位，并细化费用核算，配合企业的成本控制工作。

　　3.2.1  划分作业中心，落实保管和使用责任

　　根据企业生产工艺及机构设置情况，划分作业中心，行政管理和后勤部门每个部门可作为一个作业中心，比如：食堂、仓库、质检部、人事行政部、采购部、财务部、信息中心、技术部、设备部等，都是一个作业中心，生产部门则根据生产工艺特点，划分为各个相对独立的生产组，这些生产组就是作业中心，比如：生线 1 、生线 2…… 等。由于有些固定资产是数个作业中心共用，比如办公大楼是各个行政后勤部门共用，车间厂房是多个作业中心共用的，厂区绿化、厂区设施是全厂共用的，因此需增设几个综合作业中心，比如：行政后勤综合部、甲车间综合部、厂区综合部等。设立综合作业中心有利于明确利益关系，实施有针对的管理措施，从而从源头上防止共用的资源无人管理的状况。

　　将固定资产按照使用配置情况划分给各个作业中心，各个作业中心对各自的固定资产负保管责任，每个固定资产需明确具体的责任人，固定资产的费用也核算给各个作业中心。

　　3.2.2  落实固定资产的归口管理部门及管理职责

　　固定资产有了保管者，还需有管理者，固定资产管理部门负责对固定资产的保管、使用起指导、监督作用。固定资产的管理部门是按照部门职能确定的，比如电脑设备应由信息部门管理，生产线设备由设备部门管理。

　　固定资产管理部门的职责除了对固定资产的保管、使用起指导、监督作用外，还需负责制定固定资产管理及使用细则；拟订购建计划，参与项目可行性分析；组织固定资产购建、验收，办理转固申请；制作及粘贴固定资产标识；编制固定资产台帐，并定期对固定资产进行帐实核对；负责固定资产的产能统计及分析；负责维护（或指导维护）及修理工作；办理固定资产的报废申请；负责固定资产的管理记录，编制固定资产档案；负责编制固定资产投资预算、修理和维护费用预算；对固定资产的成本费用负责；负责办理与固定资产有关的请款手续；负责定期对固定资产使用效益进行评估等。

　　3.3 编制固定资产管理细则

　　3.3.1  编制固定资产布置图、固定资产配置表

　　对于安装或建造在各作业中心的固定资产，都要画出固定资产布置图，包括厂区总图，车间布置图，生产线图，并及时更新。这些图都应在电脑上制作，作好电子存档，并及时更新。所有固定资产都要编制固定资产配置表，记录存放地点、保管人，并及时更新。固定资产布置图和配置表上标明固定资产编码。

　　3.3.2  固定资产编码要求

　　固定资产编码由固定资产管理部门编制，一个固定资产一个编码，若有多个同样的固定资产，要一一编码，不能共用一个编码。对紧凑的流水作业线编一个综合码，因为从功能上讲，流水线是一个相对独立不可分割的整体。这样做在实际操作上有利于费用的归集，也有利于实物管理。

　　企业必须制定科学的编码规则，起到对固定资产合理区分、科学分类的效果。

　　3.3.3 费用细分到各个固定资产，并做好记录

　　发生的固定资产修理维护费用、购建成本，均要确认到具体的固定资产上，如果是整条生产线的修理、维护费用，则记到生产线上即可，如果是生产线上的某个具体固定资产的修理费，则确认到该具体的固定资产上。这些成本费用要记录到固定资产档案上。

　　3.3.4 发票复印件归档

　　固定资产的发票复印件的使用十分频繁，比如固定资产退税、固定资产保修、固定资产评估和验资、固定资产出让等，而固定资产发票原件是分散在会计凭证中，重复查找和复印的工作量很大，也容易弄坏原件，因此存档一份固定资产发票复印件十分必要，存档的发票复印件应记录凭证号。发票复印件要建立电子目录。

　　3.3.5 转固的操作

　　转固手续由固定资产管理部门提出申请，财务部门核定无误后办理转固手续。固定资产管理部门需提供经审批后的竣工验收报告并给固定资产编号，财务部门核定无误后在竣工验收报告上签字确认，办理转固手续。

　　3.3.6 固定资产使用状况评估

　　为提高固定资产使用效益，防止或减少沉没成本的发生，降低固定资产使用成本，固定资产管理部门需定期（至少每年一次）对固定资产使用状况进行分析评估，并将评估报告和意见报送财务部门和企业管理层。

　　3.3.7 建立固定资产电子档案

　　建立固定资产电子档案是一件非常重要的事情，只有有了详细的固定资产电子档案，才能做到对固定资产管理过程进行便捷的追溯，才能做到对固定资产状况的一目了然，使管理和监督深化。

　　固定资产电子档案应贯穿固定资产管理的全过程，包括项目可行性报告、项目审批手续、固定资产申购手续、供应商投标书和报价资料、供应商审批手续、供应商资料、固定资产购建合同、固定资产验收报告、转固手续、成本明细资料、发票号码、发票复印件、相关凭证、修理维护费用明细、折旧年限、原币金额、累计折旧、净残值、报废手续、报废损益等。

　　相关原始资料都要立档保管，并需编制顺序号和目录，电子档案上登记顺序号，根据电子档案就能快速查找到原件。有条件的单位可以将原件扫描进电脑，建立数据库管理。

　　固定资产管理细则还包括固定资产核算细则、固定资产台帐登记细则等。企业应对每个重要操作过程有一个详细的规定或描述，以规范各项作业的操作，切实做到作业流程化、模板化。

　　3.4 设计一体化的操作程序

　　企业应根据固定资产内控制度和相关管理细则，编制一体化的业务操作程序。只有有了一体化的业务操作程序，才能使业务的上下游部门间在办理业务时保持畅通协调。操作程序是相关管理制度、管理思想的载体，是落实管理制度和管理思想的重要保证。

　　3.5 开发过程化、作业化的固定资产管理软件

　　根据过程化、作业化的固定资产管理思想就能开发出过程化、作业化的固定资产管理软件，有了这个软件将使固定资产管理与会计核算、会计监督的一体化效果更为明显，操作更为便捷，能够自动生成固定资产电子档案和相关固定资产报表，大大提高工作效率。

　　在固定资产管理中，固定资产会计核算人员应起到固定资产管理“总监”的作用，对企业固定资产管理制度、操作程序承担总设计的责任，对固定资产管理细则的制定承担监督责任。会计核算人员应注意协调好和固定资产管理人员的业务关系，使工作流程畅通，确保对固定资产全生命周期的监管始终到位。

　　4 总结与讨论

　　固定资产的实物管理与成本管理是相互渗透、互相关联的两个管理任务，过程化、作业化固定资产管理法通过流程整合将这两个管理有机地拴在一个链条上，这个链条就是“过程”。通过建设科学严密的内控制度、管理细则、操作程序，使固定资产管理过程中的各个细节得到有效的事中控制与事后监督。其中档案建设是事中控制留下的线索，它是事后监督的依据和保证，而事后监督的落实又是对事中控制的监测和督促，因此事中控制与事后监督是相呼应的。

　　当前企业信息化管理技术正在迅猛发展，过程化、作业化固定资产管理法无疑给固定资产管理模块的开发和优化提供了一种新思路。