谈校园一卡通对高校财务管理的影响

　　【摘要】 随着信息技术的发展与推广,高校管理理念与管理模式发生变革,以校园网络技术和互联网为平台,银校联手,推行的高科技产品——校园一卡通在高校的推广已成为必然。本文着重分析了校园一卡通对高校财务管理的影响,使高校财务管理一体化、信息化系统逐步得到完善。

　　【关键词】 校园一卡通;财务管理;影响

　　随着信息技术的发展和推广,高等学校的管理模式也向着信息化方向改变。利用先进的信息技术和工具建设数字化校园,把教育、科研、管理、技术服务等校园信息进行收集、处理、整合、存储、传输和应用。校园一卡通作为数字化校园建设的切入点,为校园管理提供了具有开放性、灵活性的服务管理平台,是促进高校管理改革、提高工作效率和质量的重要途径,是促进高校财务管理信息建设,提高财务管理水平和管理效益的重要举措。

　　一、校园一卡通的系统功能概述

　　校园一卡通信息管理系统是针对学校的综合管理而设计开发的。该系统综合采用的IC卡技术及网络通讯技术,将银行卡金融功能与校园卡校务管理功能融合在一起,由银行与学校联合发行校园卡,在学校范围内凭此卡就可以完成各种消费支付和身份识别,真正体现 “一卡在手,走遍校园”。

　　校园一卡通的主要功能如下:

　　(一)具有电子钱包的功能

　　校园卡,以卡代币、以卡代票、刷卡消费有机结合,通过校园卡内的电子钱包,持卡人可以在校园内任意消费网点以卡结算,满足师生员工的校内消费和费用缴纳需要。

　　(二)多证合一的身份识别功能

　　校园卡将学生证表面印有持卡人身份标识,如学号或职工号、姓名、班级和照片,实现视觉身份识别。校园卡的IC芯片和数据库系统中存有持卡人的身份信息,实现校园内的电子身份识别,从而可以取代各种证件(如学生证、工作证、图书证、医疗证等)。

　　(三)与其他系统互通功能

　　对于数字化校园建设中的其他MIS系统、OA系统,可以通过平台预留的扩展接口实现与校园一卡通系统的数据共享。例如,与财务收费管理系统对接实现学费收取和各有关部门和学生本人对缴费情况查询;与报账系统对接,实现各项内部管理控制的经费、科研经费使用情况查询;与财务工资管理系统、公积金管理系统、个人收入系统对接,实现教职工对自己工资发放、公积金的缴纳结余、当月收入、所得税扣缴情况;与图书馆管理系统、电子阅览室等系统的对接连通,实现图书借阅、罚款的扣除情况等;与教务管理系统的对接,实现学生学籍注册管理、教学资源使用控制;与后勤管理系统的对接,实现宿舍楼、学生公寓的用水、用电、洗浴等生活设施的控制管理等。

　　(四)银行账户与电子钱包一机互通并实现财务统管

　　通过自助圈存、自动批量等多种方式实现持卡人与校园卡实时自助转账功能。支持学校对学生发放各种补贴,利用卡收取学生学杂费等。通过设立学校结算中心,对所有校区、商户实现统一结算和管理,为学校财务管理提供更加科学、有效、安全、便捷的理财服务,实现各校区的财务统管。

　　二、校园一卡通对高校财务管理的影响

　　学校财务管理涉及全校日常活动的各个环节,与广大教职员工和学生的切身利益息息相关,校园一卡通的使用,给高校财务管理带来新的变化,使得高校财务管理手段得到扩展和延伸。

　　(一)规范信息资源,提高财务管理水平

　　以往由于学校规模大,机构复杂,存在数据来源渠道多,各部门统计口径不一致,信息传递靠手工等原因,提供给财务的信息质量影响财务核算与分析。校园一卡通在校园卡系统的基础上,把校内各部门的业务管理子系统的信息统一管理,各部门信息共享,统一分配系统管理权限,可以在校园网上直接收集分散于各部门的基础业务信息。由于实现了信息互联和共享,提高了会计原始数据采集的及时性、准确性。一卡通工程通过基础信息收集的分散化管理,数据处理的集中化管理,避免了财务管理中的重复性劳动,节省会计原始数据收集的成本,加快了学校财务管理信息化建设,提高了工作效率,提升了学校财务管理水平。

　　(二)规范了校内收费管理,堵塞了财务漏洞

　　校园卡的电子支付功能,使学校内的现金流量大大减少,校内的各种经营机构不再收取现金,所有的收入均应通过校园卡中心结算账户,直接转入相应的账户。这样一来,在规范学校内收费管理的同时,还杜绝了收款不上交、坐收坐支、私自挪用、私设小金库等现象,堵塞了财务漏洞,规范了校内经济秩序,促进了党风廉政建设。

　　(三)改进了财务管理方式,提高财务管理效率

　　校园一卡通包括金融卡部分,每个校园卡的用户都将拥有自己的个人银行账户,学费的收缴可以方便地由传统的学生交现金方式转变为银行代扣方式,提高了学费收取的效率。学宿费难以收回是学校目前面临的问题之一,由于实现了系统之间信息对接,还可通过校园一卡通工程中的教务管理、后勤管理等子系统,对于无正当理由恶意欠费的学生,无法进行学籍注册、成绩登录及其他活动等,通过“被动方式”提高学生交费的主动性,确保学校及时收回资金,缓解恶意拖欠学杂费的问题,减轻了高校经费紧张的压力。教职工工资、课酬、各种补助的发放、学生奖、助学金、勤工助学金、贷款以及各种补贴的发放也可以直接划入一卡通账户,免除了发放现金的烦琐。

　　(四)灵活的缴费方式,改善了财务服务的质量

　　校园一卡通平台因为借助了强大的计算机网络技术,把繁杂的财务数据交由计算机处理,使财务管理实现了从事后到实时的转变,缴费的方式也灵活多样。以学生收费管理为例,借助校园一卡通平台,极大地简化了缴费流程,财务处利用网上银行发送收费信息和指令,实现代扣代缴,并且实时将学生的缴费、欠费信息通过网络平台实时反馈,实现了学生缴费的实时管理;校园一卡通平台提供了24小时不间断的自助缴费服务,欠费学生可以在任何时间到校园内的自助缴费终端上缴纳欠费,还可以在学校、家里或任何一个可以连上校园一卡通服务器的地方,方便地查询到欠费和学费缴纳信息,打破了学生收费管理时间和空间的限制。同时,校园卡的身份认证和在校园卡中保存的相关财务信息,可以为用户提供一种可靠的身份、权限范围的认证,从而大大提高财务信息查询系统的安全性,为 “财务信息综合查询系统”提供了新的安全保障,大大改善财务服务的质量。

　　(五)实现全员财务管理,降低办学成本

　　长期以来,各部门控制的各项经费、课题组的科研经费的使用情况,都到财务处查询,人员多、频次高,给财务处增加很大的工作量。实施一卡通工程后,管理者通过校园一卡通平台提供的24小时不间断的自助服务,在学校、家里或任何一个可以连上校园一卡通服务器的地方,方便地查询到相关的财务信息,极大地方便了广大教职工,调动了全员理财的积极性,减轻了财务人员的工作量。另外学生宿舍水电费支出的控制与管理存在难度,实施一卡通工程后,学生用电用水实行刷卡消费,实践证明,电和水得到行之有效控制。一卡通工程实施后人人参与了管理,对学校的增收节支发挥了很大的作用,大大降低办学成本。

　　三、 进一步完善一卡通条件下的高校财务管理工作

　　一卡通是信息时代高校的必然产物,这种有着良好经济效益和社会效益的电子信息产品,必将迎来更广阔的发展前景。为规避风险、趋利避害,进一步发挥一卡通在财务管理工作中的作用。

　　(一)与现有的财务管理系统对接,需加强财务信息化建设

　　校园一卡通的使用对财务信息化建设影响较大,为满足校园卡应用的要求,需要对原有的财务数据格式进行修改,一方面满足一卡通系统数据交换的需要;另一方面,方便与学校其他部门管理系统的数据交换。

　　(二)应高度重视网络安全和财务的安全控制

　　校园一卡通高频次的消费,虽然现在网络技术比较成熟,但在校园一卡通的建设过程中,由于设计、财力、系统管理等因素影响,大规模的系统、分布式应用和广泛的网络接点,对校园一卡通系统的安全性和稳定性提出严峻挑战,如计算机病毒的防治,黑客攻击等。使用一卡通加强财务管理时,要对传统的财务内部控制做相应补充,权限设置要合理。财务部门要加强系统管理人员的管理,安全管理岗位定期轮换、培训,建立健全校园卡的各项规章制度等。

　　(三)对圈存资金的加强管理和监督

　　圈存资金就是一卡通持卡人通过指定的圈存方式,将现金和存款转移并归集到一卡通结算账户内,用于进行一卡通消费与结算的资金。本系统采用的是先充值后消费的形式,因此形成一笔数目庞大的校园卡圈存资金。校园卡的圈存资金主要源自高校教职工和学生,因此,应由学校的资金管理委员会定期对圈存资金管理情况进行检查;对大笔资金需专款专用,使用进行讨论审批,使用情况跟踪、调查。

　　总之,校园一卡通是信息时代高校的必然产物,尤其是在网络技术迅猛发展的今天,这种有着良好的经济效益和社会效益的电子信息产品必将迎来更为广阔的发展前景。应当相信,随着我国电子科技的迅猛发展,电子信息系统日趋健全,校园一卡通所面临的问题会迎刃而解,安全性能也必然会逐步增强。高校率先使用校园一卡通则是理顺财务关系,强化财务管理,降低管理成本,提高工作效率,增强管理水平的最佳选择。

　　【参考文献】

　　[1] 袁新辉. 校园卡对高校财务管理的影响浅析[J]. 事业财会,2002,(7).