煤炭企业物流体制改革及财务风险防范

　　【摘要】 本文针对煤炭企业物流体制改革后，面对业务量陡增，核算难度加大，出现的新问题增多等特点，进行了详细分析，并找出了一些有针对性的解决问题的办法和思路。

　　【关键词】 物资集中；管理难点；风险防范

　　近几年，全国煤炭行业加快了企业内部物流体制改革步伐，加大了物资集中管理的力度，改革深度之大、广度之宽，堪称前所未有。改革后的物流体制比旧有体制有了较大的变化，基本方向是逐步与国际接轨，其体制是先进的、高效的，不但加快了物资流通速度，还节省了大量的物流费用支出。现在看来，改革的优势正在逐步显现出来。

　　一、物流体制改革的重心及优势体现

　　这种实行高度集权式的物流体制改革，其着重点主要表现在以下三个方面：

　　第一、观念上，以高度集中为主导思想。无论是对从事物资业务人员的管理，还是对采购、储备、配送等物资具体业务，均实行集中式的统一管理。

　　第二、行动上，取消二级采购。改革前，在一个煤业集团，实行的是集团采购和矿厂采购的两级采购体制并存的采购模式，有数十家甚至上百家二级矿（厂、处、公司）同时从事着各自的采购业务。不但浪费了人力、物力和财力，还引发了内部竞争，抬高了进价。改革后，只有集团公司一级物资部门进行采购，从而杜绝了上述漏洞。

　　第三、目标上，以服务为第一宗旨。改革后的一级采购组织不再以盈利为目的，办公、开资等所需经费由集团公司下拨解决，不再从二级单位收取。其工作中心转变至为二级单位服务的轨道上来，减轻了二级单位的负担，从而避免了基层单位的抵触情绪，减少了二级单位的强烈反对意见。

　　实行集权式的物流体制改革后，可以显现出以下几个方面的经营优势：

　　一是避免了内部竞争，降低了采购价格，特别是还可得到批量采购的价格优惠。

　　二是节约了储备资金。由于各个矿的生产、经营等总体情况基本一致，甚至于一样，改革前，各单位都储存了大量相同的备件，造成了资金上的浪费。集中储备后，便可在整个集团公司内部，保证物资的统一调剂，汇总计算最佳储备量，降低了储备资金占用。

　　三是减轻了二级单位的额外负担。生产矿（厂）等二级单位，不再为物资方面的事务而分心，而是以生产、安全为重点，将主要精力投入到如何提高生产、降低成本和增加效益上来。

　　四是获得了质量保证。集中采购面向的供应商，都是经过货比三家，选拔出来有相当实力的知名企业，产品质量有可靠的信誉保证。

　　五是资金结算优势。资金集中形成的批量采购，给供应商带来大额利润的同时，可以在资金支付上与供应商进行结算方面的讨价还价，延期付款，节省财务费用；资金集中的优势还体现在，当物资价格日新月异不断上涨时，以较低的价格多采购一些常用物资，可以节约采购资金。

　　二、物资集中管理后带来的潜在风险

　　煤炭企业实行物资集中管理后，在节支降耗方面给企业带来了诸多好处，但凡事总有两面性，暴露出来的诸多矛盾也不容回避，有些地方甚至比较突出，主要问题有：

　　（一）资金管理和使用的安全问题

　　物资统一管理之后，集中由企业的一个物资供应部门管理物资采购的大部分资金，承载巨大的资金流量。以河南的平煤集团为例，每个月从物资公司流出的采购资金高达2亿元左右。如此大的资金流量，如果财务控制出现松懈，势必给企业造成经济损失。容易出现漏洞的地方有：

　　1. 财务人员监守自盗。全国各行各业，财务人员监守自盗、营私舞弊、侵吞挪用国家财产者不乏其人，发生这样的事情，固然与犯罪者本人的人生观、职业道德观歪曲有直接的关系，但同时，与企业管理上的漏洞给其以可乘之机也是分不开的。前几年，在某煤业集团就曾出现过银行承兑汇票损失上千万的案例。

　　2. 大量预付款项的风险。煤炭企业是大额的钢材消耗行业，集中采购后，目前可得到120元/吨的价格优惠政策。但是，钢厂的销售政策是“先款后货”，如果不打预付款，对方就不签订合同。那么，如何确保上亿元预付账款的安全，就成了财务人员和采购人员的首要任务和重要职责。

　　3. 库存资金的管理风险。巨大的资金流量，在月度中间的每一天，都会存在库存资金的管理问题，这个库存资金不仅包括现金，还包括尚未发放给客户的票据，如银行承兑汇票。如果管理不善，库存现金和票据的丢失、损坏会直接给企业造成经济损失。

　　4. 票据流转过程存在的风险。目前的资金支付方式中，转账、电汇都是直接到达对方账户，基本上没有风险。而现金支票、汇票和银行承兑汇票等结算方式，一般要经过取送、盖章等多道传递程序才能发放到客户手中。中间环节的增多（如先由业务科室办事员从财务科代领，然后再发放给客户），在传递、存放、携带等过程中发生风险的可能性就越大。并且，领取、传递程序的复杂，不仅会造成工作效率低下，还会滋生吃、拿、卡、要等恶劣行径。

　　如果进行适当改进，将上述票据也直接发放到客户手中，就能很大程度地减轻或避免发放上的风险。

　　（二）容易滋生商业贿赂行为

　　在当前市场经济条件下，一般是买方市场占主导地位，采购权利的高度集中，使得从事采购工作的业务人员逐渐享有了职业优越性,采购人员成为拉拢腐蚀的主要目标，有些采购员不知不觉被拉下了水，为获取个人利益他们往往会放弃企业的利益，给企业造成经济损失。例如，违规采购、超计划采购等现象时有发生；一些假冒伪劣或三无产品也时有采购入库，不仅造成资金浪费，还会给安全生产和人身安全方面形成隐患，甚至引发煤炭企业的恶性事故。

　　（三）财务核算难度加大

　　物资集中管理之前，各矿（厂）财务科至少有一个人负责材料的核算工作，而物资采购集中管理之后，材料采购、领用业务核算高度集中到集团公司一级的物资供应部门，核算工作量便数倍甚至数十倍于从前。核算中出现的问题也就越来越多：

　　1. 凭证填制准确性差。日复一日填制大量凭证，容易使会计人员只求量，不保质。于是，原始凭证不正确，附件张数不符，附件与凭证金额不符，凭证内容与经济业务不符，摘要不规范，未按要求折叠、盖章等大大小小的问题层出不穷。

　　2. 款项支付的账目安全问题。款项的支付，遵循申请、审批、审核、查账、填制凭证、支付等业务程序，其中最重要的是查实账面是否有相应的应付账款，如果查账不完全或不准确，就忙于填制会计凭证，有可能造成多支付款项，带来不必要的损失和麻烦。

　　3. 增值税发票的审核。国家税务总局对于增值税发票的取得和填开有若干管理规定。例如，取得的增值税专用发票，必须经过网上认证才能抵扣；从发票开具之日起认证抵扣不能超过90天；已经认证的增值税专用发票当月必须入账，否则以后期间不允许抵扣等。采购业务的高度集中，使得物资供应部门每月收到大量的增值税专用发票，如果不及时认证、抵扣，或者对于开具有误的发票审核不仔细，就会因无法抵扣给企业造成不必要的经济损失。例如，采购员取得发票后未及时到财务报账，超过认证抵扣期限，既不能认证抵扣也不能更换，只能按普通发票入账，造成采购成本增加。

　　4. 材料价差的计算和摊销。由于煤炭企业物资收发量大且频繁，往往采用计划成本法核算发出存货的成本，月末通过“材料成本差异”科目调整为实际成本。当月“材料成本差异”的计算和摊销，对成本有很大影响。有些会计人员，因为单据核对和计算的工作量较大，抱着侥幸心理和差不多思想，在核对和计算过程中偷工减料，造成价差余额不正确，影响当期乃至后期的损益。

　　5. 往来账的管理。采购业务集中形成庞大的供应商队伍，在财务账面的直接体现就是产生大量的预付账款和应付账款，往来账目的管理成了核算的重点业务，应付账款核对不及时也会造成损失。有一个真实例子：

　　柳州钢铁公司2002年开具了一份钢材销售的增值税专用发票给某物资公司，同时附带铁路运输发票。随后，该物资公司又将这部分材料销售给外部客户，但在报账时，却把运输发票遗忘而没有将运输费计入采购成本。时隔两年之后，核对往来账才发现问题。后来虽找到运输发票补充入账，但使得当期成本增加；又由于运费税超过抵扣期限，而虚增一块成本。

　　6. 档案管理。业务量增加与人员增加不成比例，给凭证审核、传递、归档、装订都造成很大压力，如果继续按过去的流程运转，难免出现审核不细致、不及时，传递出现空档。归档不及时、凭证装订延误等还有可能导致会计档案的散失、损坏等发生。

　　三、物资集中管理后的风险防范措施

　　物资集中管理是大势所趋，其优势明显，不能因改革带出来的一些小问题而影响大的前进方向。当前应该逐步完善程序、堵塞漏洞，其工作重心应该放在以下几个方面：

　　（一）强化内部会计控制

　　严格按照《会计基础规范》要求，强化资金收付业务各个环节的内部会计控制。如加强印章管理、加强财务人员填制会计凭证时电子密码和权限的管理、加强保险柜的管理等。

　　坚持盘点制度，出纳要日清月结，每天对库存资金进行盘点，主管资金支付审核业务的人员每周都要参与盘点，审计部门也要定期或不定期进行突击盘点。

　　另外，要实行财务人员的定期轮岗制度，特别是对出纳人员，到期必须进行轮岗。

　　（二）规范票据流转程序

　　办理票据领取业务时要坚持专车、专线原则，必须两人同行；领回后一人负责账簿登记，一人负责保管和发放，月末进行核对；当月收取的银行承兑汇票，原则上必须全部发放出库，保险柜内无未发放的票据，“应收票据”科目月末应无余额；现金支票、汇票、银行承兑汇票等票据的发放对象应该直接面对供应商的业务经办人，尽量取消中间传递环节；银行承兑汇票必须完整填写“被背书人”后，再发放给客户；发放汇票和银行承兑汇票时，必须取得对方财务部门出具的具有法律效力的收据和领取人身份证明。

　　（三）加强往来账的核对和管理

　　完善预付账款的日常管理制度，对申请、审批、审核、建立备查、清理期限、责任人等各环节进行从严控制；要定期核对账目，与供应商至少一季度核对一次，并取得双方认可的对账记录；大额及业务量频繁的账款每半年（最多不超过一年）必须进行一次询证，余额不符时要核对明细账；对于大额的应付款项，不能错误地认为自己是债务人，不存在资金风险而疏于核对，因为其余额也可能会由于入账不完整而低于对方的账面额，损失已经潜在地形成。

　　（四）细化财务人员分工，严格控制发票的来源

　　对核算业务要切块，审核要细化，增值税进项发票审核重心下移，形成一级对一级负责的管理架构。

　　凭证审核按业务类型进行三级审核，即会计审核、主管审核、财务负责人全方位审核，做到层层把关，及时发现问题并逐级追究。

　　规范后的业务流程应该具有分工协作且职责明确的特性：增值税发票由厂家开具后，首先应交给采购业务部门鉴别真伪后才能填制验单，因此，采购部门被列为增值税专用发票审核的第一责任人；财务部门负责办理会计核算业务的财务人员对购进业务进行审查，核算会计便成为把关的第二责任人；财务部门的税管员从事专门的发票审核业务，为第三责任人；财务部门负责人负领导责任，最后对业务进行全面审核。通过上述四道关口的审核，基本上能把不合格票据拒之账外，避免由此造成经济损失。

　　（五）落实岗位责任制和业绩考核

　　由于物资集中管理后业务繁杂，人员增多，如果不用制度来规范约束，仅靠某几个领导人的监督管理，往往容易顾此失彼，因为人的精力和能力是有限的。所以必须建立健全财务人员岗位责任制和业绩考核制度，由财务人员按照业务流程规定的时间和方向办理业务。同时，还要定期进行业绩考核，并按考核结果分配薪金报酬。

　　（六）严格执行不相容岗位分离制度

　　按照《内部会计控制规范——采购与付款（试行）》的条款设置相关岗位，并且做到不相容岗位业务分离，相互牵制，互相制约。同时，对采购人员也要实行定期轮岗制度，这既是对企业负责，也是对个人负责。

　　（七）指标完成情况考核

　　对于储备资金、预付账款等重点经济指标要详细分解到物资管理的采购、仓库等具体业务管理部门。企业要设立专门的考核机构，实行月月考核，公布奖罚结果，并与工资挂钩。

　　（八）发挥信息化优势

　　为简化手工劳动，单据核对和计算等业务，要充分利用信息化优势，使用核对、计算功能，实现无纸核对，既减轻工作量，也有效避免了人为错误。

　　（九）加大内审力度

　　大型国有企业中，内部审计工作极其重要，加大内部审计力度，可以将问题遏止在萌芽状态，也可以亡羊补牢，挽回企业的损失，还可以挽救违规违纪的同志。审计部门的工作标尺，应该定位在会计业务上，全力审查财务部门的日常核算业务，扫描企业内部经济活动的方方面面，成为企业经营安全的第二道屏障，为企业的经济发展保驾护航。

　　【参考文献】

　　[1] 中华人民共和国财政部会计司.《会计基础工作规范培训教材》.北京：经济科学出版社，1998，（1）：280.

　　[2] 财政部.《内部会计控制规范—采购与付款（试行）》，2002.

　　[3] 财政部会计司.《企业会计制度讲解》.北京：中国财政经济出版社，2001.

　　[4] 《中华人民共和国票据法》.第二节，1995.

　　[5] 国家税务总局.《国家税务总局关于增值税一般纳税人取得防伪税控系统开具的增值税专用发票进项税额抵扣问题的通知》.国税发[2003]17号，2003.