浅谈EXCEL软件在审计实务中的运用

　　【摘要】 本文以审计实务为背景，通过介绍Excel与Word软件的衔接、共享工作簿、公式函数和随机数发生器的运用，以实现提高审计工作效率、解决实际困难的目的，达到事半功倍的效果，对于目前的审计实务工作具有一定的参考应用价值。

　　【关键词】 Excel软件；审计实务运用；公式函数；随机数发生器

　　谈到Excel软件，大家可能都十分熟悉，因为它是审计工作的好帮手，其使用频率远远超过了其他办公类软件。随着审计工作电算化程度的不断提高，无纸化的办公模式必将成为未来的发展趋势。但仅就目前而言，我们在日常审计工作中经常使用的Excel软件功能通常还局限在加减乘除的简单运算，常使用的也仅是SUM、AVERAGE、IF等一些较为简单的公式函数。笔者将在本文中介绍一些平时使用率相对较少，而一旦掌握后将大幅提高审计工作效率的Excel功能。

　　一、Excel与Word软件的超衔接

　　在出具审计报告时，若需修改word版财务会计报告附注，每位审计工作者一定十分头疼。手工修改既繁琐又容易出错。不但要花费大量时间，还增加了校对的工作量。那么，是否能够在Excel审定数据确定后，就自动生成Word版的财务会计报告附注呢？笔者认为，通过运用Excel的自动运算功能来避免手工计算的错误，同时，通过Excel与Word软件之间建立数据衔接引用，可大幅度地简化财务会计报告附注的修改过程，提高审计的工作效率。其实，自 Microsoft Office 2002版开始，已增加了Excel与Word软件的数据衔接功能。当在Word报告附注中粘贴Excel数据表格时，其右下脚会出现选择性粘贴菜单按钮，只需选中“保留源格式并衔接到Excel”即可。如图1所示。

　　运用该方法制作的表格，当被选中时，背景色呈灰色。若单击鼠标右键，列示的菜单条中会增加“更新衔接”的功能。通过该“更新衔接”功能，就能实现Excel与Word的数据更新衔接，如图2所示。

　　系统的默认衔接状态是“自动衔接”到Excel，当Word文件中衔接至Excel的表格较多时，通常打开该文件速度会较慢。上市公司的财务会计报告附注表单信息量往往较大，这一点就显得尤为明显。所以，笔者建议使用“手动衔接”设置（单击鼠标右键，弹出如图2的菜单条，选中“衔接的 工作表 对象”→“衔接…”），弹出“衔接”菜单界面，如图3所示。

　　我们在“所选衔接的更新方式”中将默认的“自动更新”变更为“手动更新”方式。这样Word文档与Excel文件并非时刻保持数据更新，不必占用 “宝贵”的内存，可提高文档的操作运行速度。

　　熟练掌握该方法后，除了财务会计报告附注外，尽职调查、资产评估等业务，凡是在Word文档中需要摘抄EXCEL数据的工作都将有其用武之地。目前，实务中出具审计报告的大致工作流程是：编制审计底稿→合并报表→编写审计报告。报告附注中有大量数据，通过采用上述衔接方法后可大幅度地缩短工作时间。同时，Word文档与Excel文件进行衔接的准备工作，可不必安排在审计完成阶段进行，完全可以提前进行准备。通过对现有工作流程的再造，将原先摘抄数据的工作时间前置，不仅提高了审计工作效率，还为紧张的年审工作争取了宝贵的时间。

　　二、共享工作簿

　　对审定单体报表进行合并工作，是每位审计项目负责人都十分熟悉的。当母公司的下属子公司较多时，合并工作往往需要多位审计员一起分工配合完成。实务中，通常按照各人所分配的工作分头进行，当某人需要修改部分内容时，往往需要更新所有人手中的Excel文件。当分工的人员较多时，项目负责人需要对每位审计员手中的文档更新工作进行时刻监控，否则就容易造成不同的更新内容存储在不同的文件中，经多次修改后容易出现混乱的现象，最后甚至项目负责人都难以区分哪份文档系“最终稿”。

　　为防止更新内容混乱，解决上述问题的办法通常是采用串联式的工序分配方法。但是，审计工作通常存在一定的时间限制要求，所以，实务中大家往往只能采用并联式的工序分配方法，即“分头进行、同时开工”。那么，是否有避免并联式作业产生混乱情况的办法？

　　笔者向大家介绍Excel软件中的“共享工作簿”功能。由于并联式作业系“分头进行、同时开工”，我们可让合并审计组成员连接在一个局域网中（当然，随着电脑配置的不断提高，无限网卡也已成为大多数电脑的基本配置，构建一个无线局域网已不再是难事）。由项目负责人打开一个Excel合并报表附注文件，然后单击菜单栏中的“工具”→“共享工作簿…”，并在弹出的“共享工作簿…”菜单界面中，选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”单选框。这时，局域网内的其他成员就可以同时编辑该合并文件了。由于，所有的更新内容系保存在一个相同的Excel文件中，电脑将累计保存局域网中每位审计员对该文件的信息修改内容，以保证该文件永远是“最终稿”。当不同的审计员对同一单元格内容进行修改时，该单元格右上方将出现最近次修改者名字和修改时间，以提示审计员对需重复修改信息的确认，以保证修改内容的“最终性”。

　　三、Excel软件的公式函数

　　如果您浏览过Excel的函数菜单，是否曾惊愕于其庞大的函数功能？其实，我们只需掌握其中部分函数的运用方法，就足以满足日常审计工作中的大多数需求。除了SUM、AVERAGE、IF等常用函数外，笔者向大家介绍几个较实用的函数，掌握后可达到事半功倍的效果。

　　（一）VALUE函数

　　1. 用途。

　　VALUE函数的用途是将代表数字的文本字符串转换成数字。实务中，我们常遇到从某些财务软件引出的财务数据信息系文本型字符串，如：Orical软件。虽然其导出后的数据表示的系数值信息，但由于是文本型字符串，所以无法直接进行运算，给审计工作带来了诸多不便。通过使用VALUE函数，可以将该文本型字符串转换成数值型。

　　2. 函数语法VALUE（text）。

　　其中：text为带引号的文本或对需要进行文本转换的单元格的引用。比如需要将A1单元格中的文本型字符串转换成数值型，则公式“＝VALUE(A1)”即可。

　　值得介绍的是，笔者发现在Excel中存在个小BUG。当我们选中文本型字符串单元格后，如果按CTRL＋F，查找“. ”替换为“. ”的话，即可将原先带小数点的文本型字符串转换为数值型字符串，大大地简化操作步骤。但是，当文本型字符串所代表的数值信息系整数时（即无小数点时），该方法则不适用。此外，运用菜单栏“数据”→“分列”的功能也可以达到该效果。

　　（二）LEFT、RIGHT、LEN和FIND函数

　　LEFT、RIGHT、LEN和FIND函数在这里的用途是提取会计账簿摘要栏内填写的数量信息。在审计实务中，常会遇见财务人员在三栏式账簿摘要栏内填写存货数量的情况。当审计员拟取得数量金额式的存货账簿时，客户却提供这样的“数量金额”式账簿，“可远观，而不可亵玩焉”，让人哭笑不得。在此，笔者介绍一套“组合拳”给大家，可方便地提取类似账簿中的数量信息，生成数量金额式的电子账簿，使审计员可大显身手。具体运用如下。

　　1. 函数语法LEFT(text,num_chars)。

　　作用：基于所指定的字符数返回文本字符串中的第一个或前几个字符。

　　2. 函数语法RIGHT(text,num_chars)。

　　作用：根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符。其中，text表示要提取字符的字符串位置；num_chars表示，需要提取的字符数，忽略时为1。LEFT和RIGHT函数的运用基本一致，区别在于一个从左开始提取字符串，一个从右开始提取字符串。

　　3. 函数语法LEN(text)。

　　作用：返回文本字符串中字符个数。其中，text表示要查找其长度的文本，空格将作为字符进行计数。

　　4. 函数语法FIND(find_text,within_text,start_num)。

　　作用：查找其他文本字符串 (within_text) 内的文本字符串 (find_text)，并从 within_text 的首字符开始返回 find_text 的起始位置编号。其中，“find_text”表示要查找的字符串；“within_text”表示要在其中进行搜索的字符串。“start_num”表示起始搜索位置，在within_text中第一个字符的位置为1，忽略时，start_num＝1。

　　下面用示例说明操作。表1系某公司的部分存货明细账，财务已将数量记录在摘要栏内。

　　但是，由于每笔交易数量的位数不同，所以我们无法直接用RIGHT函数提取摘要栏内的数量信息。假设我们需要提取第一笔摘要栏“网络终端购光端机:8M 120 000 ”中的数量信息“120 000”，则复合函数公式为“ =RIGHT(F2，LEN(F2)-FIND(" "，F2,1)) ”。拆分各公式后具体介绍如下：

　　LEN(F2)：测量该字符串长度，结果为19（包括空格）；

　　FIND(" ",F2,1)：查找空格在该字符串中所处位置，结果为12；

　　RIGHT(F2，7)：通过LEN和FIND函数组合运用，得出需要在F7单元格中从右返回7个字符（即19-12＝7），结果为“120 000”。

　　因为我们系在文本型字符串中引用字符，所以得到的结果也是文本型的数值信息。我们可通过运用上述介绍的VALUE函数将其转换成数值型字符串。同理，第二、三笔的交易均可通过编写的复合函数由电脑自动完成。熟练掌握后，同理还可以提取处于中间位置的数量信息（提示：在上述公式基础上再嵌套LEFT函数即可）。

　　（三）VLOOKUP和CONCATENATE函数

　　1. VLOOKUP 函数。

　　用途：搜索表区域内首列满足条件的数值，确定待检索单元格在区域中的行序号，再进一步返回选定单元格的值。

　　实务中，该函数的运用率很高，我们经常碰到所需的信息被存储在不同的工作表中。比如，按照先进先出法编制应收账款账龄明细表时，客户2007年度的往来增减变动明细在某个工作表内，而2006年度的往来增减变动明细却在另外一个工作表内。如果需要分析5年账龄，则需要收集5个工作表。由于各客户在各工作表内所处的行次并不完全相同，为查找该客户在不同年度内的增减变动信息，需要审计员在不同的工作表内人工查找行号位置。尤其当客户明细较多时，查找工作量将非常巨大，并不十分经济。为此，通过运用VLOOKUP函数便可快捷地实现该目标。有关客户资料见表2、表3。

　　表2为“2007年客户明细余额”工作表，其中包含公司2007年度末各客户应收账款余额数据。而表3为“2006年客户明细余额”工作表，其中包含该些客户的2006年末余额数据和相应的销售业务员信息。但是，由于客户在两个工作表中所处行次并不相同，所以人工查找粘贴的方法并不经济（客户数量较多时，尤为明显）。具体运用如下。

　　（1）函数语法VLOOKUP(lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup)。

　　作用：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。其中：

　　lookup_value： 需要在数据表首列进行搜索的值。本例中，系A列客户的名称。

　　table_array：需要搜索数据的信息表。本例中为“2006年客户明细余额”工作表中A2至C5单元格范围。

　　col_index_num：满足条件的单元格在数组区域table_array中的列序号。在本例中，需在“2007年客户明细余额”工作表C列中返回“2006年客户明细余额”工作表中的B列2006年末余额信息，故属表3中的第2列信息，应填写“2”。同理，表“2007年客户明细余额”工作表中D列需返回“2006年客户明细余额”工作表C列中的销售员信息，故属表3中的第3列信息，应填写“3”。

　　range_lookup：在查找时，是否需要精确匹配。如果为FALSE,则大致匹配，如果为TRUE或忽略，则精确匹配（并区分全/半角）。在实务中，一般选择大致匹配，即“FALSE”。

　　（2）具体操作程序。

　　首先，在“2007年客户明细余额”工作表的C1和D1单元格内分别粘贴“2006-12-31”和“销售业务员”字符串，作为行标题。然后，在“2007年客户明细余额”工作表C2单元格内使用VLOOKUP函数，公式为“=VLOOKUP($A2,2006年客户明细余额!$A$2:$C$5,2,FALSE)”，D2单元格的函数公式为“=VLOOKUP($A2,2006年客户明细余额!$A$2:$C$5,3,FALSE)”。其中“$”符号是为了绝对引用和相对引用单元格信息，以便通过鼠标的单元格拖放功能，让电脑自动生成C列和D列内其他行次的单元格信息。在表2和表3的基础上，经上述操作并略作整理，便可得到表4所示结果。

　　2．CONCATENATE 函数。

　　用途：将多个文本字符串合并成一个。

　　上述笔者已介绍了VLOOKUP函数的运用，但在实务中不同的工作表之间并非均存在唯一性的关键字符串（如上例为“客户”）。那么，我们就需要将不同单元格内的信息进行合并，使其生成唯一的一个字符串。例如：在编制服装企业存货账龄分析表时，获取的明细清单内各件衣服的类别、款式、颜色、尺寸均不具有唯一性特点，可见表5。

　　为了使用VLOOKUP函数，我们需要自己构建一个唯一性的字符串。在本例中，我们可先在首列中插入一列，标题可称作为“品名”，然后使用CONCATENATE函数，构建唯一性的字符串。CONCATENATE函数运用如下：

　　函数语法：CONCATENATE(text1,text2,…)。

　　作用：将几个文本字符串合并为一个文本字符串。其中，text1, text2, ... 为 1 到 30 个将要合并成单个文本项的文本项。这些文本项可以是文本字符串、数字或对单个单元格的引用。本例单元格A2的公式函数为“ =CONCATENATE(B2,"/",C2,"/",D2,"/",E2) ”。其中，“/”是为了以后筛选查找方便，不用也可。

　　四、Excel软件的“随机数发生器”

　　实务中，审计员通常会选择那些金额较大，或者发生频繁的交易作为抽样样本，并习惯以这些特定项目的偏差或错报来推断总体。按照2006年度颁布的《中国注册会计师审计准则第1314号——审计抽样和其他选取测试项目的方法》的相关规定，对特定项目实施审计程序的结果不能推断至整个总体，选取特定项目并不构成审计抽样。审计抽样包括统计抽样和非统计抽样。若使用统计抽样，则必须通过随机选取样本。那么，如何才能做到随机抽样呢？CPA审计教材中就曾提到过“随机数表”；“四大”会计师事务所也曾专门开发随机数发生器软件，用于审计程序的随机抽样。那么，我们是否能够利用Excel软件来制作一张“随机数表”，并使该表能够满足审计三级复核的要求呢？笔者给大家介绍一下Excel软件中的“随机数发生器”的运用。

　　假设有一份存货产成品明细清单，样本规模为1 000项，我们已为每项产成品按其顺序赋予了1至1 000的序号。现我们需随机抽取其中20个样本量并执行审计程序。我们通过选择菜单栏“工具”→“数据分析”（如果您没有找到“数据分析”选择项，可能您的Excel中尚未安装该功能模块。请选择“工具”→“加载宏…”，并安装“分析工具库”即可）。在“数据分析”菜单界面中，选择“随机数发生器”，如图4所示。

　　选中“随机数发生器”项目后，单击确定按钮后，将出现如7图5的界面。

　　变量个数：表示在指定输出表中数值列的个数。即，我们需要的随机数的组数，审计实务中一般需要1组即可。

　　随机数个数：在此输入要查看的数据点个数。即在1 000个样本规模中，需要抽取的样本个数，本例我们需抽取20个随机样本。

　　分布：在下拉菜单中选择用于创建随机数的分布方法。如：均匀、正态、柏努利、二项式、泊松、模式、离散。在实务中，我们一般只需要在样本清单中产生随机序列号码即可，所以通常选择“均匀分布”。均匀分布，系以下限和上限来表征。其变量是通过对区域中的所有数值进行等概率抽取而得到的。

　　参数：在此输入用于表征选定分布的数值。因本例的样本规模为1 000个，所以输入1至1000即可。

　　随机数基数：在此输入用来构造随机数的可选数值，可在以后重新使用该数值来生成相同的随机数。通过随机数基数，审计底稿内核老师可据此产生相同的随机数，以复核审计员所抽取样本正确与否。此外，因随机数基数不同，将产生不同的随机数。审计人员可能会以此来逃避对某些抽样样本的审计工作，而选择其他较为方便的样本实施审计程序。为预防该情况的发生，随机数基数一般应由项目负责人确定。

　　输出区域、新工作表组、新工作簿：按照审计员要求，可将产生的随机数组列示在相应的EXCEL单元格中。

　　通过上述操作步骤，Excel会在审计员制订的输出区域内生成相应的随机数组。经适当整理后，如图6所示。

　　然后，审计员可结合运用本文介绍的VLOOKUP函数，快捷地制作出一份存货产成品随机抽样清单。

　　古人云：“工欲善其事，必先利其器”。在既定的审计程序目标和有限的审计工作时间内，若想不断地提高工作效率，就需要我们不断地去完善和探索新的工作方式。Excel软件具备强大的表格处理功能，笔者相信，本文所介绍的内容还仅仅是其“冰山一角”，随着我们对Excel软件运用的不断深入，其必将使审计工作事半功倍，增添无穷的乐趣。