SAP财务软件环境下提高产品成本数据准确性的途径

　　一、提高成本数据准确性的由来及问题

　　产品成本数据准确与否直接影响到公司的盈亏核算和项目投标决策，而软件SAP的使用更是要首先保证数据准确这一基本目标的实现。SAP软件作为世界知名的ERP财务管理软件，已在许多企业中得到了很好的应用，但是在SAP环境下要提高成本数据的准确度并非易事。由于财务与业务的高度集成，很多会计凭证并不是由财会人员来制作的，而大多是由业务部分的操作人员来完成的，对于产品成本的数据信息更是如此。这使得在很多情况下，多数财务成本核算人员采用的仍然是“救火式”成本管理，疲于应付，还没有形成一套切实有效的成本管理方法，因此，如何运用SAP软件提高成本数据准确性，成为公司成本核算管理人员最关注的问题。笔者将从事SAP成本核算管理工作的经验进行炼，与大家共享。

　　二、SAP软件运行环境假定

　　以家电企业为例，家电企业原材料的种类繁多，各类材料的价值量变化较大，产成品用料较多，因而其成本数据信息的质量管理更具有代表性。公司采购部门负责所有原材料的采购业务，采购订单的下达、收货、生产发料等为其主要的SAP操作；生产车间作为材料领用、订单生产、完工入库的责任部门，主要是控制生产用料数量以及制造费用额度，并根据生产进度及时进行完工确认操作；财务部门负责产品成本的总体监控，并据此进行成本分析和成本预测、决策。

　　公司成本核算采用标准成本法。在标准成本核算方法下，首先对每一物料制订标准成本，在制定时，无论哪个成本项目，都先确定其用量标准和价格标准，两者相乘后得出标准成本，平时物料的转移都是按照标准价格，产品成本明细账都是按标准成本来登记的，月末通过差异的分配计算产品的实际成本。实际成本高低取决于实际用量和实际价格，标准成本的高低取决于标准用量和标准价格，所以其成本差异可以归结为价格脱离标准造成的价格差异与用量脱离标准造成的数量差异两类，这样可以在进行成本核算的同时进行成本的分析与控制。

　　三、提高成本数据准确性所必需的基础工作

　　首先，加强业务部门操作人员的基础会计知识培训，让其明白自己已成为会计信息的产生人员，会计信息的准确与否很大部分依靠他们准确完整的业务操作。如对于年度内降价幅度较大的物料，如果业务人员采购订单的价格更改不及时，而发票又不能及时收到的情况下，很可能导致成本核算偏差较大，反映不了真实的成本水平。通过培训，使其明确操作后果-所有操作产生的数据均会在财务模块得到体现，不论正确与否。因此财务部门要发挥主导管理的职能，从财务的角度去规范业务操作。

　　其次，强化流程的意识。业务人员要认识到，不能单纯认为自己或自己部门的工作做好了就OK了。流程的内涵已打破了过去职能部门间的工作界限，一项工作任务的完成需要流程中的所有部门参与合作，共同完成。如一个产品订单的成本核算，需要计划部门、配料发料部门、生产制造部门和财务成本核算部门共同来完成，任何一个部门操作的信息流存在问题，整个成本核算工作就不可能有效地完成。因此需要从思想上打破部门间的壁垒，实现实时地沟通协商。

　　第三，编制基于业务流程的SAP岗位操作手册，将每个操作岗位的具体操作步骤用图表、文字想结合的形式一一详细列明，并注明每个操作环节的注意事项以及可能带来的后果，这样不论公司人员如何变动，均不会影响SAP操作的效果，有效地避免因操作错误带来数据不准确的后果。这一工作需要专门的SAP项目小组去逐一制定，并随着工作开展和解决问题的过程中不断细化。

　　四、提高成本数据准确性的途径

　　在标准成本核算方法下，要提高成本数据的准确性，应着重从价差和量差的产生根源着手，关注量差和价差形成的过程及影响因素，管理好这些即可从源头提高成本数据的准确性。

　　一是材料价差部分应注意的事项。为简化起见，我们将价差仅仅视为发票价格与标准价的差异，不考虑其他影响价差的因素。首先应要求业务部门（主要是采购部门）每月及时取得购货发票，既是为了发票抵扣的需要，也是为了避免标准价偏差太大造成物料成本失实，尤其是生产周转很快的企业。比如，一个新的材料如果估价较高，而发票不能当月取得的话，就可能造成使用该物料的产品成本偏高，直接影响到公司产品的盈亏核算，由于无法如实反映实际成本，也影响到了公司的相关决策。对于当月确实无法取得发票的物料，如果价值量较大，需要在月底结帐之前由开发和采购部门共同确定材料估价，以确保价格相对准确；价值量较小的，因月底结帐时间较短，可能无法完全采用上述方式，可直接由采购部门相关业务人员确认估价即可。其次，采购业务人员在下达采购订单时，系统通常会自动带出一个采购价格，该价格应为该物料采购的实际价格。如果不是拟采购材料的实际价格，应及时联系采购信息记录价格的更改人员及时更新，然后重新下达采购订单，这样，即使发票不能及时取得，也不会影响成本核算的准确度。最后，对于上述工作要落实到位，采购和财务部门必须有一套相应的管理机制来指导和约束，作为固定的流程确定下来。

　　二是材料量差部分应注意的事项。量差即因实际用料与标准用料数量的不同而产生的差异，可能是因材料质量问题、生产设备问题、操作工人操作不当等原因造成的，也可能是操作人员失误造成的虚假的量差（对于使用物料移动扫描系统的公司而言，该类错误可能会少一些。）无论什么原因，生产车间均应落实到具体责任人员，由生产车间、技术部门和财务部门共同分析问题产生的根源并努力解决，确保企业严格按照标准BOM用量进行生产，如实反映成本水平。

　　三是加工费部分应注意的事项。加工费主要是指制造部门的人工及福利费、生产设备的折旧费、燃料动力费和车间公共费用等。生产车间的会计人员应实时关注本部门的每一笔费用发生明细，建立费用台账，及时核对并纠正费用列支不实等存在的问题，确保在月末成本结帐前本部门发生的费用真实、准确、完整。

　　SAP成本模块的应用，本意是将公司财务人员从繁重的人工成本核算工作中解放出来，并提高核算的准确性，使其有更多的时间和精力去加强财务管理的职能，实现财务部门的价值创造。实践证明，本文提到的上述做法可以有效地提高数据信息的准确性，并可为公司的经营决策提供更加准确可靠的基础数据。