对会计电算化实习中错误操作的修改指导

　　[摘要]教师加强对中职生在会计电算化实习中错误操作的修改指导，对于提高实习效果和培养具有较强动手能力的实用型会计人才具有重要作用。本文从加强系统转换的教学指导，预防出错是前提；强化输入输出的修改指导，科学改错是基础；细化常见错误的排除指导，高效纠错是保障等方面探讨了错误操作的修改指导问题。

　　进入会计电算化实习阶段的中职生，已经具备了相应的会计知识，但是要合理地把手工核算的方式与方法运用到电算化实习中来却是个主要的技术和教学指导难题。最突出的问题是，学生在实习操作中经常出现差错却不知道如何科学修改。因此。教师应该加强操作修改指导。本文以用友ERPU8.50财务管理系统为例，探析解决相应的操作修改指导问题。

　　[关键词]实习指导 错误修改 方法策略

　　(一)前提：加强系统转换的教学指导。预防出错

　　学生在实习时基本上能够熟练操作会计电算化信息系统，但是对如何转换系统，即会计信息系统向会计电算化信息系统的转换却未能掌握。因此，加强系统转换的教学指导，预防出错，是操作修改指导的前提。学生在碰到类似经济业务时都采用把支出类科目账户的减少记入其贷方，把收入类科目的回冲记入收入类损益科目账户的借方。并因此形成习惯性的损益类账户结构。但在会计电算化系统中，此种操作方法极有可能导致会计报表的错误。如何转换和调整呢?

　　1 调整操作理论上的账务组织程序为：日常业务——编制损益表——总账结转损益到本年利润、审核、记账——所得税计算分录——所得税结转到本年利润——利润分配等业务分录、审核、记账——总账结账——编制资产负债表。

　　2 损益表的本月数计算公式使用“取某科目的期末余额数QM()”函数取值，例如损益表中主营业务收入的本月数C4的公式可定义为：C4-QM()——含义是提取本年度本账套的本月份的主营业务收入的期末余额数作为C4的值；财务费用的本月数C12的公式可定义为：C12=QM()——含义是提取本年度本账套的本月份的财务费用的期末余额数作为C12的值。

　　总之，账簿数据的结构影响电算化的取值公式和账务组织程序，反之，电算化的取值公式和账务组织程序也应依据账簿数据的结构来灵活确定。但在以上的转换和调整的情况下，由于所得税的计算过程滞后于损益表的编制，因此，损益表中的“所得税”项目依据QM()公式是无法取值的，故其公式应单独设置。其设置方法可以采用账户间的数据依存关系和所得税的计算公式来具体确定，也可以依据损益表间的数据关系来确定。

　　(二)基础：强化输入输出的修改指导。科学改错

　　由于电子数据很容易被不留痕迹的改动，因此会计软件一般都要提供修改权限与修改痕迹的控制功能，防止电子数据被非法篡改。比如对已经登账处理的会计凭证，软件只能提供留有痕迹的更正功能：对计算机根据机内账簿生成的各种报表数据，软件无修改功能等。修改和改正的适用条件是：应在本月会计报表还未上报、税务报表还未报出之前使用，否则，就会造成企业的会计数据与对外报出的数据不符。对于在已对外报出报表后发现的错误，只能在下月采用红字冲销法或补充登记法进行更正。对于凭证的错误，一般要分三种情况处理：第一。填写错误。数据还未输入计算机。录入人员不得更改，应退回凭证填制部门纠正后再进行输入。第二，错误数据已输入计算机，但还没有登记有关机内账簿。如果是输入错误，录入人员可以直接修改；如果是凭证出错，则应退回凭证，填制部门纠正后再由录入人员进行修改；第三错误数据已登记有关机内账簿，只能通过输入记账凭证的方法进行冲正或补充(即红字冲销法或补充登记法)。但不论在何种情况下，审核功能与输入、修改功能都不允许同一个操作员使用。另外，为了保证会计账簿的清晰性和会计经济业务的整体性，在电算化下。针对电算化的不同操作错误，还经常采用即时修订法和逆向操作法。

　　1 即时修订法的指导。即时修订法指在会计电算化凭证录入过程中发现凭证录入错误时所采取的一种现时改正方法。它适用于对事中错误的更正，对于还未保存的凭证，一般可以进行会计分录(会计分录指会计凭证中的一条记录)的删除、会计科目的重新选择、科目金额的重新录入、制单人员的重新注册、会计分录的摘要的重新录入、会计凭证的制单日期、凭证附件张数，直至放弃保存该错误凭证等操作；对于已保存但仍未审核(包括出纳签字或主管签字)的会计凭证的修改，也可以参照上述即时修订法对会计分录和金额进行修改，在认为该凭证完全错误并已没有存在的必要时，还可以采用先作废该凭证、后对已标注“作废”标记的凭证进行直接删除并同时整理凭证号的操作。采用即时修订法必须注意：对凭证的作废与删除必须由该凭证的填制人员进行操作，其他人员一般不能赋予此项权限；另外，对从其他子系统中传来的错误记账凭证，除在总账系统中进行凭证即时修订外，还应检查该子系统的设置，以防止其他类似错误凭证的产生。

　　2 逆向操作法的指导。逆向操作法不同于红字冲销法和补充登记法，它一般要从后往前逆向操作，直到该错误变为事中错误，能用即时修订法更正为止。逆向操作法不需要填制凭证，它的目的仅仅是使得凭证填制人员能够对错误凭证进行修改，并对修改后的凭证重新审核、记账、结账。正是由于它不需重新填制凭证，才使得会计业务数据能与经济业务流程保持一致，保证了会计的账面清晰和条理清楚。

　　(1)逆向操作法的操作范围。依据会计电算化的凭证处理流程，从制单人员填制凭证开始，到出纳签字、主管签字、记账人员记账、会计账簿的结账整个过程中，只有未经出纳签字或主管签字(非出纳凭证不需出纳签字)的凭证才能采用即时修订法，其他经过签字、记账和结账的凭证均不能直接进行凭证的修改操作，逆向操作的操作范围仅限于如何取消结账、如何取消记账、如何取消主管审核和取消出纳签字的操作。

　　(2)逆向操作法的操作步骤。鉴于各种会计电算化软件的设计不同，逆向操作法中的取消结账、恢复记账前状态、取消主管签字和取消出纳签字的具体功能按键也有所不同，在操作业务时可参照本单位所购会计电算化软件的说明和操作手册(若在操作手册中未涉及该功能，可向服务商咨询)，本文以用友软件为例来说明逆向操作法的操作步骤。第一，恢复记账前状态的操作指导。恢复记账前状态的操作步骤为：以会计主管身份注册总账系统——在总账系统中的“月末处理”功能菜单下点击“试算并对账”进人对账界面——选择拟取消记账月份，按下“ctrl+H”键，输入主管口令后，即可激活恢复记账前状态功能——在总账系统的二级菜单下的“凭证”菜单下可见“恢复记账前状态”功能。单击此功能即可按要求恢复最近一次或本月初的记账前状态。第二，取消凭证签字的操作指导。取消凭证签 字包括取消主管的审核签字和出纳的签字。取消凭证的签字必须由原来相对应的操作人员进行操作，操作方法同原来的审核和签字方法，只需在原签字界面点击“取消”或“成批取消签字”即可完成逆向操作。第三，取消结账的操作指导。取消结账的步骤为：以会计主管身份注册总账系统在总账系统中的“月末处理”功能菜单下点击“月末结账”进入结账向导一选择结账月份，同时按下“Ctrl+Shift+F6”键激活“取消结账”功能。系统导出取消结账的“确认口令”。确认口令后，在“结账”功能界面上直接点“取消”结账并退出结账界面，即完成了取消结账功能。

　　(3)逆向操作法的注意事项。逆向操作法实际上是通过程序的反向操作对会计凭证的数据库中的数据进行修改，此种修改除在“操作日志”上会留下操作记录外(该记录也可以删除)，在会计数据库或账簿上不会留下痕迹，这样就容易给一些别有用心的人提供人为改账的机会。因此，对于逆向操作法的操作权限应严格把关，责任到人，同时应做好书面登记工作或及时打印“操作日志”，做好会计数据的每天备份工作。

　　(三)拓展：细化常见错误的排除指导，高效纠错

　　1 无可记账凭证的错误纠正。凭证已审核(包括出纳签字)，操作员也有记账权限，的确有未记账凭证需要记账，而且记账会计期与凭证填制日期也符合，但记账时却提示“无可记账凭证”。这是用友ERP-U8850总账系统中一个不友好的提示信息，出现这种情况只能是上月未结账的原因造成。解决办法是由具有结账权限的操作员登录总账系统，进入结账功能，先对上月进行结账处理，然后执行本月记账工作。

　　2 当前操作员无法修改或删除已填制的凭证的错误纠正。出现这种情况的原因是：①进行过出纳签字、审核签字和记账的凭证，均不能被修改和删除。②要修改和删除的凭证是他人填制的，而在总账业务控制参数设置中，又规定了不允许修改、作废他人填制的凭证。解决办法是：对于原因①，依次取消记账、出纳签字、审核签字等关联性的操作。对于原因②，改由原填制凭证的当事人登录系统，再执行修改和删除操作；或者由该账套的主管先在总账业务控制参数的设置中，选择“允许修改、作废他人填制的凭证”选项，再由当前操作员修改和删除凭证。

　　3 出纳员无法查询现金日记账和银行存款日记账的错误纠正。出现这种情况的原因是：①“现金”、“银行存款”科目没有被设置成日记账。②在会计科目设置中。没有将“现金”科目指定为现金总账科目，没有将“银行存款”科目指定为银行总账科目。解决办法是：对于原因①，应该取消与“现金”、“银行存款”科目有关的所有操作，让这两个科目没有余额。然后进入会计科目修改界面，将其都设置成日记账。并在会计科目设置中进行指定科目操作，将现金科目指定为现金总账科目，银行存款科目指定为银行总账科目。对于原因②，在会计科目设置中补做指定科目的操作。完成这些工作后，即可查询现金和银行存款日记账。

　　4 日期超前建账日期或滞后系统日期的错误纠正。填制凭证时，屏幕上出现“日期不能超前建账日期”或“日期不能滞后系统日期”的提示。“日期不能超前建账日期”警告的意思是，填制凭证时的业务日期跳到系统建账以前了。没有建账就处理业务，显然不符合逻辑。“日期不能滞后系统日期”警告的意思是，填制凭证时的业务日期超过了计算机系统日期(计算机主板上的CMOS时钟记录)，到将来去处理业务，也不符合逻辑，会计核算遵循历史成本原则，只能对已经发生的业务进行处理，不能对未来的业务进行核算。解决办法是区别不同的情况。要么重新建账，正确设定总账启用日期；要么在填制凭证时，正确录入业务日期；要么退出总账系统，更改计算机系统日期后重新登录总账系统。再填制凭证。

　　综上所述，在中职会计电算化的实习教学中，教师一定要重视学生的实际操作能力的培养与训练，在教学中对错误操作采取丰富多样的修改指导方法与手段，切实把学生培养成具有较强动手能力的实用型人才。