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AO系统转换数据时的技术处理方法

来源: 周华军 2008-08-06
普通

  利用AO系统对财务数据进行转换时,如果AO系统出现了“警告”提示或异常现象而又没有及时地进行有效的处理,就容易造成数据的转换失败或转换的数据不完整。因此,要熟悉掌握AO系统转换数据时常见的“警告”或异常现象的技术处理方法,一旦发现数据转换出错,才能及时查明出错的真正原因,实现数据转换的准确性。

  安装AO系统时要关闭杀毒软件。当AO系统出现“数据导入完成,请进行会计期间和科目方向调整”对话框并“确定”后,对会计期间定义、科目方向调整和科目余额调整时,如果AO系统出现屏幕闪烁现象,随后就停止运行。其主要原因是在安装AO系统时没有关闭本机的防火墙和杀毒软件,此时应把AO系统卸载后重新安装,再导入数据。

  要及时发现系统时间出现的错误。在选择好“转换模板、选数据源和会计年度”并点击“开始”后,如果AO系统出现“警告!请输入合法的年份,年份值为1980-1984”的对话框,点“确定”后就停止了数据的转换进程。这种情况是本机系统时间错误,双击电脑右下角的时间显示菜单,用手工调整为当前时间,然后重新进行数据转换。

  导入AO系统时要对电子数据包进行解压。通过移动硬盘(或U盘)采集的电子数据,运用“添加到压缩文件”功能进行压缩后。如果直接导入AO系统时,就会出现“警告!不能还原数据库,创建失败”,同时出现“文件处预理出现异常,请检查输入数据源是否正确!”对话框。其主要原因是AO系统不能识别未解压的电子数据,必须将电子数据文件解压后再导入AO系统。

  对压缩后的财务数据要解密后导入AO系统。有的财务软件数据设有密码,如将备份的Access财务软件数据库数据(如中联财务)直接导入AO系统进行“测试连接”时,如果AO系统提示“测试连接失败,因为初始化提供程序时发生错误。密码无效”对话框,就应新建立Access数据库,并对财务软件数据库数据进行解密(如破解ACCES软件),运用“文件——获取外部数据——导入”功能导入备份的Access财务软件数据库数据之后,再导入AO系统按提示操作。

  要注意备份文件与拷贝文件的区别。运用AO模板进行数据转换时,选择模板很关键。如果采集的是“用友8.x sqlserver拷贝文件”,而选择“用友8.x sqlserver备份”转换模板,AO系统就出现“还原数据库失败!”对话框。其主要原因是混淆了备份和拷贝的概念。备份文件是通过财务软件自身的备份功能对账套进行的备份,如应选择“用友8.x sqlserver备份”转换模板;而拷贝文件是拷贝的财务软件的数据库数据,如应选择“用友8.x sqlserver拷贝文件”转换模板。

  AO系统不能识别。xlxs文件格式。AO系统导入Excel文件,一般是选择数据源“Excel 8.0/97-2000”来进行数据采集。如果导入Excel2007版。xlxs文件格式时,,AO系统就出现“测试连接失败,因为初始化提供程序时发生错误。外部表不是预期的格式”对话框。主要原因是AO系统不兼容Excel2007版的。xlxs文件格式,因此,应重新采集数据并转换成。xls文件格式,再导入AO系统。

  要注意数据转换线路时出现的异常提示。当财务数据进行导入时,如果AO系统出现“对不起,数据转换线路出现异常!”对话框时,就表示数据采集失败。主要有两个方面的原因:一是数据源中存在异常数据,这时,要调整数据源中的数据,再进行数据转换;二是获取的备份数据有可能被病毒感染而造成转换失败,因此,在获取备份数据前,首先要对移动硬盘(或U盘)进行杀毒,再采集数据并导入AO系统。

  细心观察“账表重建”时出现的闪屏现象。在进入“账表重建”操作步骤时,如果出现本机鼠标失灵或屏幕闪动的现象,甚至AO系统不显示“账表重建”对话框时,就说明数据转换已经失败。其主要原因有两个方面:一是选择转换模板不正确,如应选金蝶K3 V10 Sqlserver备份模板,而选择了金蝶K3 9.31 Sqlserver备份模板,数据转换时就会在屏幕右上方出现数据转换进程闪动的现象,而“账表重建”则是一闪而过;二是本机安装的操作系统有可能不是Windows 2000/XP/ 2003简体中文版,而AO系统要求本机安装这个操作系统。

  AO系统提示“无效的NULL值使用”后的修正方法。AO系统导入数据库数据时,如果AO系统出现“无效的NULL值使用!”的对话框并“确定”后,导入的数据文件的借贷金额就不完整。这种情况下,首先要从“常规数据处理——凭证库”里查看导入到AO系统中的数据库文件的借贷金额是否含有NULL值,如借贷金额有空值,可以利用SQL语句或手工将原数据文件的空值改为0,然后再新建电子账簿进行数据转换。

  查看“日志管理”有利于检查数据文件的导入结果。当数据文件导入AO系统后,要仔细检查导入数据的进程步骤,以免发现操作错误而导致审计数据的可疑。因此,在“账表重建”步骤结束后,首先要查看“系统管理——日志管理”里记载的数据转换的“日志时间”和“描述”说明,可以看到“导入表‘凭证库’成功!生成科目余额表出错!”等记录,按照记录的提示,就能迅速查到出错的原因并及时给予相应的处理。

  AO系统要配备常用的应用软件。采集的SQL数据文件导入AO系统进行数据转换时,如果AO系统出现“未发现后台SQL数据库文件!”对话框时,就表明数据转换失败。主要原因是本机没有安装SQL Server数据库。因此,一般情况下,本机都要安装SQL Server、Access和Microsoft Visual FoxPro数据库等应用软件。

  按数据来源选择好安装服务器端的接口。AO系统运用“ODBC数据源”对采集的Oracle数据库的备份文件(。DMP)进行转换时,,如果AO系统出现“未发现服务器名称!”对话框,这种情况下,本机就应安装Oracle服务器端(oracle客户端的版本应不低于被审计单位使用的oracle服务器的版本),并利用该服务器端的OEM将数据库备份还原。AO系统在完成“数据导入向导——添加/修改数据源——数据源类型——ODBC数据源”步骤后,按提示配置ip,数据库名,用户名,密码,并正确选择文件路径导入AO系统。

  发现不匹配的数据要及时给予修正。在数据转换进程中,如果AO系统出现“科目余额表中存在着期初余额不匹配的数据”对话框并“确定”后,就发现科目余额表与原账的余额不完全相等,资产负债表也不平。这时,要使用“常规数据整理”功能,通过与原账余额核对,手工调整科目余额表中不相符的余额,然后“保存”退出,进行“账表重建”即可。

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