规范管理 提高效益
来源： 张代荣
2003-12-02
普通
什邡烟厂是国家烟草专卖局34户重点发展企业和四川省37户扩张型企业之一。2000年，工厂产量达到42万箱，实现税利10.8亿元。随着企业规模的扩大和管理的不断加强，以及加入WT0后对烟草制造业的冲击，陈旧的管理思想和管理方式已不再适应工厂高速发展的需要，利用现代化的计算机辅助管理，促进工厂持续稳定、健康发展，已成为工厂十分关注的问题。为此，厂里决定以财务管理为龙头，建立现代管理制度，规范财务管理，提高经济效益。
一、先进的管理手段是规范财务管理的技术保障
我厂会计电算化网络的建设本着“五年不落后”的原则，充分体现网络的先进性、实用性、可扩展性、经济性。整个网络是一个星型拓扑结构的高速以太网、室外采用光缆、室内采用双绞线进行联接。整个网络为纯交互式，以保证100M交换到桌面，即每个用户独享一百兆，这在行业内的处于领先水平。在数据的备份上，网络采取了三种备份方式同步备份的措施，即随时备份到硬盘、每日备份到磁带、按需刻录成光盘，以保证系统在遇到意外时也不会对数据产生影响，可以更加方便、及时的进行系统恢复。经过审慎的考察与评估，我厂选择了金蝶K/3ERP系统，使我厂的会计电算化不仅仅是会计核算的电算化，还包括了物流、资金流、信息流三流合一的企业管理信息化。就会计电算化网络而言，整个系统在充分体现其先进性、实用性、可扩展性时，还体现了它的经济性方面。
“三分技术，七分管理”，为了保证会计电算化的正常运行，我们切实制定了《什邡卷烟厂会计电算化管理制度》，制定了《什邡卷烟厂中心机房管理制度》、《什邡卷烟厂电算化核算管理制度》。编制了《会计电算化软件使用手册上》，为电算化操作人员提供了技术指南。
二、会计电算化，开创了财务管理新局面
会计电算化提高了记账、算账的效率和准确性，使企业财会人员腾出时间和精力来参与财务管理成为了现实。在过去的手工模式下，原始数据要变成财务报表中的一部分，需要多个财会人员反复计算和复核，工作重复，效率不高。财会人员平时忙于算账、过账；月底忙于汇总对账。为了及时、准确的报出财务报表，经常牺牲休息时间，加班加点到深夜也屡见不鲜，为了几角甚至一分钱的不平衡需要花上数十分钟几小时去查找和复核。会计电算化的建成和使用，打破了制约企业财务管理的这一瓶颈，从总账报表岗位和固定资产核算岗位于工与电算化的对比分析中，足以说明核算效率和准确率的提高（见表一、二）。
会计电算化运用先进的计算机网络技术，为企业财务管理提供了先进的技术保障，规范了财务管理行为。传统财务管理，受制于信息分散，数据无法及时传递和共享，实际上只是财务部一个部门内的财会核算管理，是一种事后算账的行为，没有有效地起到为企业经营决策提供决策支持的作用。施行会计电算化后，以财务管理为核心，将物流、资金纳入系统统一管理，财务与业务以及生产数据高度共享。财务管理者可以通过采购订单、采购合同、生产任务单等全程对物流和资金流进行跟踪管理，可以通过数据采集系统对生产所需的原辅材料进行监控，各模块互连互通，信息传递及时，财务主管可以轻松掌握相关部门工作进度和工作绩效。这样就突破了传统的部门管理，将物流资金流一体化，从而更加科学地在全厂范围内配置资源；同时，网络技术和数据共享，可以保证问题及时被发现和得到处理，真正做到事前有预测，事中有跟踪和监督，事后有考核和分析。与手工相比，在极短的时间里，就可以对大量信息和数据进行分析和处理，使财务管理的方法和手段更为先进、科学和高效。实施会计电算化后，提高了财会人员计算机操作水平，更新了财会人员的思想观念，为会计电算化顺利使用并发挥财务管理效益作好了人员上的准备。首先，会计电算化课题组成员在项目实施过程中，得到了充分的锻炼和提高，掌握了较高的计算机操作和网络管理水平，能够独立处理技术故障。其次，通过对财会人员的系统培训和经常上机辅导，使他们掌握了计算机网络和财务软件的操作技能，每个岗位人员都能独立使用计算机完成自己的工作；同时，各岗位人员对电算化的态度由最初的抵制、随后的接受到如今的依赖，思想上得到了全面的洗礼，这不仅表明我厂自身的技术力量可以保证整个会计电算化网络在今后得以良好地进行，且更重要的是电算化已深入每个财会人员的思想，从而为以后实行全面的计算机记账提供了思想上的保证。随着各岗位操作人员熟练程再度的增加，财务管理的效益将日益体现。会计电算化带来了先进的管理思想，为企业提高财务管理水平提供了可以借鉴的理论知识和实践经验。任何一个财会软件既是一个用于会计核算的软件，同时也体现着软件设计者对财务管理的一种设想。在我厂会计电算化建设过程中，发生了不少传统手工模式与计算机先进管理思想的碰撞，使我们感受到了先进的财务管理理念带来的巨大冲击。我厂采用的财会软件所包含的面向国际，与世界接轨的设计思想，有利于我们因地制宜地将软件本身的先进思想与企业的实际相结合，吸收其他企业成熟的方法和经验，指导财务管理迈上新台阶，为提高企业竞争力打好基础。
三、会计电算化，产生了显著效益
实施会计电算化后，省去了财会人员登记账簿、计算余额和汇总记账凭证、账账核对的工作，将直接减轻财会人员工作量近80%以上。财务主管可以将节约出来的时间，用来组织对全厂财务各个环节的监督和检查。对于堵塞漏洞，减少损失浪费，必将产生一定经济效益。同时，会计电算化建成以来，通过加强物资的计划管理，加速资金周转，2002年上半年就减少库存资金2.7亿元，节约利息支出这800多万元。
我厂会计电算化项目的建成使用，一是结束了企业于工算账的历史，有利于我厂在全省及至全国同行中，形象的提升，将有形的产品效益同元形的企业形象效益实现完美的结合；有利于巩固我厂作为国家烟草专卖局重点发展企业的地位。二是我厂作为地方经济支柱，当地政府及相关职能部门对我厂生产经营状况都非常关注，财务部门经常需要向他们报送不同口径的财会数据。电算化的建成，将提高这方面的工作数率，对外树立良好的窗口形象，为我厂赢得良好的声誉。三是电算化运用取得的良好成效，将成为合作单位的示范样本在各个不同行业被广为宣传，这对于改变我厂产品及企业的传统形象会起到积极有效的作用。
四、会计电算化后财会职能得到了强化和转化，监督和控制得到加强
先进的财务管理是以监督为重心，通过对经济业务活动的记录，用一定的方法对其进行分析和预测，为企业生产经营提供有力的支持。实施会计电算化后，企业财务管理的中心就逐渐转变到监督和控制主来。现以我厂成本核算中岗位为例，通过比较其电算化前后工作内容的变化，有力地证明了会计电算化后该岗位的工作内容更加科学合理，符合现代财务管理的要求（见表三）
五、进一步发挥了财务在经济活动过程中的职能作用
施行会计电算化后，以财务管理为核心，将物流、资金流纳入系统统一管理，财务与业务以及生产数据高度共享。这样就突破了传统的部门管理，将物流资金流一体化，从而更加科学地在全厂范围内配置资源；同时，网络技术和数据共享可以保证问题及时被发现和得到处理，真正做到事前有预测和分析，事中有跟踪和监督，事后有考评和记录。表四中的对比数据说明，实施会计电算化后，财务的监督和监控职能得到了充分的发挥，在监控范围、监控频率和监控程度上都较手工方式有一个质的突破。
六、培养了一批管理和技术人才
运用会计电算化后，大部分的管理方式由以往以人为主的手工管理过渡到目前人机结合的计算机辅助管理。一方面锻炼了一批中层以上的年轻管理型人才，他们将在今后的管理岗位上挑起迈向现代化的大梁；另一方面，会计电算化的实施给了我厂一大批计算机及财会专业的青年知识分子展示才华的空间。他们兢兢业业、勤奋好学，充分展示了自身良好的知识水平，涌现出了一批技术过硬、勤奋好学的新一代知识型人才。
七、存在问题及努力方向
我厂会计电算化项目虽然顺利完成，基本达到了预期的目的，但也同样存在着一些问题：
一是随着企业组织机构的变化，相关模块需要进一步完善。主要是按照国家税收政策的调整，企业经营体制将在生较大的变化？原有的设计方案与变化后的现行体制的实际需要相比还需要进行调整和改动；同时，任何一个企业的成本核算都不是商品化软件能够直接代替的，现有的成本系统还需要进行二次开发以适应我厂的实际需要。这就决定在今后一段时间内？仍需要继续努力对系统进行完善。
二是改变传统管理观念任重道远。计算机只是一种辅助管理手段，电算化的实施效果如何，更重要的还是在于管理上。尽管我厂所采用的软件系统的管理手段是相当先进的，但是，征何企业都有其自身的实际情况，二者肯定有左生冲突的地方，如何在二者之间寻找一个最佳的契合点，使这对矛盾辨证的统一起来，是项目开始直至今天，甚至在今后较长一段时间内都需要解决的问题。另外，会计电算化先进技术推广应用的任务也相当繁重，再好的软件，如果不用，也体现不出任何价值。因此，改变传统的思维模式，放弃以前对于工的过分依赖，增加电算化技术在日常工作、管理中的含金量，也是今后工作中的一个重点。
三是我厂目前已完成会计电算化项目，按照烟草行业的要求，在近两年内还须结合企业自身发展的需要，建成计算机集成制造系统（SY-CIMS），今年要完成管理信息系统（MIS）和卫生C站的建设。现在建成的会计电算化系统只是其中的一部分，但如何与工厂下一步CIMS集成，同时顺利通过卫星C站向国家烟草专卖局传输有关信息，是当前技术上面临的崭新的课题。
一、先进的管理手段是规范财务管理的技术保障
我厂会计电算化网络的建设本着“五年不落后”的原则，充分体现网络的先进性、实用性、可扩展性、经济性。整个网络是一个星型拓扑结构的高速以太网、室外采用光缆、室内采用双绞线进行联接。整个网络为纯交互式，以保证100M交换到桌面，即每个用户独享一百兆，这在行业内的处于领先水平。在数据的备份上，网络采取了三种备份方式同步备份的措施，即随时备份到硬盘、每日备份到磁带、按需刻录成光盘，以保证系统在遇到意外时也不会对数据产生影响，可以更加方便、及时的进行系统恢复。经过审慎的考察与评估，我厂选择了金蝶K/3ERP系统，使我厂的会计电算化不仅仅是会计核算的电算化，还包括了物流、资金流、信息流三流合一的企业管理信息化。就会计电算化网络而言，整个系统在充分体现其先进性、实用性、可扩展性时，还体现了它的经济性方面。
“三分技术，七分管理”，为了保证会计电算化的正常运行，我们切实制定了《什邡卷烟厂会计电算化管理制度》，制定了《什邡卷烟厂中心机房管理制度》、《什邡卷烟厂电算化核算管理制度》。编制了《会计电算化软件使用手册上》，为电算化操作人员提供了技术指南。
二、会计电算化，开创了财务管理新局面
会计电算化提高了记账、算账的效率和准确性，使企业财会人员腾出时间和精力来参与财务管理成为了现实。在过去的手工模式下，原始数据要变成财务报表中的一部分，需要多个财会人员反复计算和复核，工作重复，效率不高。财会人员平时忙于算账、过账；月底忙于汇总对账。为了及时、准确的报出财务报表，经常牺牲休息时间，加班加点到深夜也屡见不鲜，为了几角甚至一分钱的不平衡需要花上数十分钟几小时去查找和复核。会计电算化的建成和使用，打破了制约企业财务管理的这一瓶颈，从总账报表岗位和固定资产核算岗位于工与电算化的对比分析中，足以说明核算效率和准确率的提高（见表一、二）。
会计电算化运用先进的计算机网络技术，为企业财务管理提供了先进的技术保障，规范了财务管理行为。传统财务管理，受制于信息分散，数据无法及时传递和共享，实际上只是财务部一个部门内的财会核算管理，是一种事后算账的行为，没有有效地起到为企业经营决策提供决策支持的作用。施行会计电算化后，以财务管理为核心，将物流、资金纳入系统统一管理，财务与业务以及生产数据高度共享。财务管理者可以通过采购订单、采购合同、生产任务单等全程对物流和资金流进行跟踪管理，可以通过数据采集系统对生产所需的原辅材料进行监控，各模块互连互通，信息传递及时，财务主管可以轻松掌握相关部门工作进度和工作绩效。这样就突破了传统的部门管理，将物流资金流一体化，从而更加科学地在全厂范围内配置资源；同时，网络技术和数据共享，可以保证问题及时被发现和得到处理，真正做到事前有预测，事中有跟踪和监督，事后有考核和分析。与手工相比，在极短的时间里，就可以对大量信息和数据进行分析和处理，使财务管理的方法和手段更为先进、科学和高效。实施会计电算化后，提高了财会人员计算机操作水平，更新了财会人员的思想观念，为会计电算化顺利使用并发挥财务管理效益作好了人员上的准备。首先，会计电算化课题组成员在项目实施过程中，得到了充分的锻炼和提高，掌握了较高的计算机操作和网络管理水平，能够独立处理技术故障。其次，通过对财会人员的系统培训和经常上机辅导，使他们掌握了计算机网络和财务软件的操作技能，每个岗位人员都能独立使用计算机完成自己的工作；同时，各岗位人员对电算化的态度由最初的抵制、随后的接受到如今的依赖，思想上得到了全面的洗礼，这不仅表明我厂自身的技术力量可以保证整个会计电算化网络在今后得以良好地进行，且更重要的是电算化已深入每个财会人员的思想，从而为以后实行全面的计算机记账提供了思想上的保证。随着各岗位操作人员熟练程再度的增加，财务管理的效益将日益体现。会计电算化带来了先进的管理思想，为企业提高财务管理水平提供了可以借鉴的理论知识和实践经验。任何一个财会软件既是一个用于会计核算的软件，同时也体现着软件设计者对财务管理的一种设想。在我厂会计电算化建设过程中，发生了不少传统手工模式与计算机先进管理思想的碰撞，使我们感受到了先进的财务管理理念带来的巨大冲击。我厂采用的财会软件所包含的面向国际，与世界接轨的设计思想，有利于我们因地制宜地将软件本身的先进思想与企业的实际相结合，吸收其他企业成熟的方法和经验，指导财务管理迈上新台阶，为提高企业竞争力打好基础。
三、会计电算化，产生了显著效益
实施会计电算化后，省去了财会人员登记账簿、计算余额和汇总记账凭证、账账核对的工作，将直接减轻财会人员工作量近80%以上。财务主管可以将节约出来的时间，用来组织对全厂财务各个环节的监督和检查。对于堵塞漏洞，减少损失浪费，必将产生一定经济效益。同时，会计电算化建成以来，通过加强物资的计划管理，加速资金周转，2002年上半年就减少库存资金2.7亿元，节约利息支出这800多万元。
我厂会计电算化项目的建成使用，一是结束了企业于工算账的历史，有利于我厂在全省及至全国同行中，形象的提升，将有形的产品效益同元形的企业形象效益实现完美的结合；有利于巩固我厂作为国家烟草专卖局重点发展企业的地位。二是我厂作为地方经济支柱，当地政府及相关职能部门对我厂生产经营状况都非常关注，财务部门经常需要向他们报送不同口径的财会数据。电算化的建成，将提高这方面的工作数率，对外树立良好的窗口形象，为我厂赢得良好的声誉。三是电算化运用取得的良好成效，将成为合作单位的示范样本在各个不同行业被广为宣传，这对于改变我厂产品及企业的传统形象会起到积极有效的作用。
四、会计电算化后财会职能得到了强化和转化，监督和控制得到加强
先进的财务管理是以监督为重心，通过对经济业务活动的记录，用一定的方法对其进行分析和预测，为企业生产经营提供有力的支持。实施会计电算化后，企业财务管理的中心就逐渐转变到监督和控制主来。现以我厂成本核算中岗位为例，通过比较其电算化前后工作内容的变化，有力地证明了会计电算化后该岗位的工作内容更加科学合理，符合现代财务管理的要求（见表三）
五、进一步发挥了财务在经济活动过程中的职能作用
施行会计电算化后，以财务管理为核心，将物流、资金流纳入系统统一管理，财务与业务以及生产数据高度共享。这样就突破了传统的部门管理，将物流资金流一体化，从而更加科学地在全厂范围内配置资源；同时，网络技术和数据共享可以保证问题及时被发现和得到处理，真正做到事前有预测和分析，事中有跟踪和监督，事后有考评和记录。表四中的对比数据说明，实施会计电算化后，财务的监督和监控职能得到了充分的发挥，在监控范围、监控频率和监控程度上都较手工方式有一个质的突破。
六、培养了一批管理和技术人才
运用会计电算化后，大部分的管理方式由以往以人为主的手工管理过渡到目前人机结合的计算机辅助管理。一方面锻炼了一批中层以上的年轻管理型人才，他们将在今后的管理岗位上挑起迈向现代化的大梁；另一方面，会计电算化的实施给了我厂一大批计算机及财会专业的青年知识分子展示才华的空间。他们兢兢业业、勤奋好学，充分展示了自身良好的知识水平，涌现出了一批技术过硬、勤奋好学的新一代知识型人才。
七、存在问题及努力方向
我厂会计电算化项目虽然顺利完成，基本达到了预期的目的，但也同样存在着一些问题：
一是随着企业组织机构的变化，相关模块需要进一步完善。主要是按照国家税收政策的调整，企业经营体制将在生较大的变化？原有的设计方案与变化后的现行体制的实际需要相比还需要进行调整和改动；同时，任何一个企业的成本核算都不是商品化软件能够直接代替的，现有的成本系统还需要进行二次开发以适应我厂的实际需要。这就决定在今后一段时间内？仍需要继续努力对系统进行完善。
二是改变传统管理观念任重道远。计算机只是一种辅助管理手段，电算化的实施效果如何，更重要的还是在于管理上。尽管我厂所采用的软件系统的管理手段是相当先进的，但是，征何企业都有其自身的实际情况，二者肯定有左生冲突的地方，如何在二者之间寻找一个最佳的契合点，使这对矛盾辨证的统一起来，是项目开始直至今天，甚至在今后较长一段时间内都需要解决的问题。另外，会计电算化先进技术推广应用的任务也相当繁重，再好的软件，如果不用，也体现不出任何价值。因此，改变传统的思维模式，放弃以前对于工的过分依赖，增加电算化技术在日常工作、管理中的含金量，也是今后工作中的一个重点。
三是我厂目前已完成会计电算化项目，按照烟草行业的要求，在近两年内还须结合企业自身发展的需要，建成计算机集成制造系统（SY-CIMS），今年要完成管理信息系统（MIS）和卫生C站的建设。现在建成的会计电算化系统只是其中的一部分，但如何与工厂下一步CIMS集成，同时顺利通过卫星C站向国家烟草专卖局传输有关信息，是当前技术上面临的崭新的课题。
