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会计如何把关审核报销费用?差旅费审核抓住八个要点!

来源: 中国税务报 2019-11-13
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差旅费审核抓住八个要点!在日常的付款审核工作中,会计人员都要面对大量的差旅费凭证。如何把关审核报销费用?需要从如下八个要点考虑。

会计如何把关审核报销费用?差旅费审核抓八个要点!

1、 审核出差报销是否“先斩后奏”。

要注意是否有经过授权批准的出差申请表,如果没有的话,除非有特别审批否则不可报销。

2、 审核出差标准是否“避实就虚”。

如有的单位对出差标准规定早餐30元、中餐及晚餐各80元,一天总计不超过190元。如果报销人员拿来一张晚餐150元的发票来报销,从表面上来看这项报销没有超过一天的金额,但是针对一餐而言就是超标了。

3、 审核花费是否“铺张浪费”。

会计人员需要关注报销人员的实际报销凭证金额是否超标,是否私自购买礼品赠送客户或私自招待客户,是否不按规定线路而绕路游山玩水等。超过企业负担的标准,相关报销费用应当由个人自理。

4、 审核报销附件是否“充分完整”。

如酒店发票的后面需要附上明细清单,明细清单上可以更清楚地列明企业与个人各承担哪些费用。有的企业规定饮用酒店小冰箱里的饮料费用由个人承担,通过报销清单则可以一清二楚。

5、 审核费用流程是否“有序进行”。

每个企业都有自己设定的差旅费报销审批流程,一般的流程都应是费用报销申请单由部门负责人审批后由财会部门审核,如果符合报销要求且在部门负责人审批的范围之内,则进入付款流程,如果还需更高权限审批人审批,就应当再由该审批人审批签字。

实践中需要注意的是:有的报销人员会直接把费用报销单递交到最高权限审批人那里,签了字后再来找部门负责人及财会部门审核。如果财会部门审核认为其中有的单据不符合报销的规定要剔除,报销人员可能就会将“领导都批过了,你有什么权力不给报”这种说辞作为挡箭牌,从而可能导致同事之间的关系紧张。

6、 审核是否“预付在先”。

如果有预付款情况就需要及时冲账处理,否则这笔预付款会一直挂在账上,也说明会计人员在财务管理上做得不到位。

7、 对差旅费用应“总额控制”及“明细核算”相结合。

在审核差旅费时,不仅要检查本次将要报销的费用,还要留心检查实际本年累计发生的费用及本月的预测数。如果突破预算,则应该要提醒部门负责人加强出差管控。对于经常出差的部门(如销售部门)还要追踪到每个人的累计实际及累计预算金额,以便企业所投入的费用能与销售员产出的订单、新增的客户以及销售额相比较。

8、 对出差补贴、费用包干应“具体问题具体分析”。

如企业规定了在出差期间给予一定金额的补助,包括差旅费津贴(一般参照当地财政部门指定的公务员差旅补贴标准)、误餐补助等,符合《国家税务总局关于印发(征收个人所得税若干问题的规定)的通知》(国税发[1994]89号)及《财政部、国家税务总局关于误餐补助范围确定问题的通知》(财税字[1995]82号)的规定,就不需考虑代扣代缴个人所得税。如果公司制度规定住宿费用包干,超支不予报销、节约给予奖励的办法,或员工以私家车为公司出差报销相应燃油费的情况,那对于节约奖励等部分还要计入报销人的工资所得代扣代缴个人所得税。实务中不是所有的企业都能执行到位,但至少应该清楚其中的一些涉税风险。

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