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财务干货!应聘采购会计必备的基础知识和技能

来源: 正保会计网校 2023-03-10
普通

快来看看应聘采购会计需要哪些基础知识和技能,干货很多,请耐心看完!

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应聘采购会计必备的基础知识

一、采购原则

1. 询价比价原则

物品采购必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。

 2. 一致性原则

采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下,采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致,经审核后,差值不得超过请购量的5%-10%。

 3. 低价搜索原则

采购人员随时搜集市场价格信息,建立供应商信息档案库,了解市场最新动态及最低价格,实现最优化采购。

 4. 廉洁原则

 5. 招标采购原则

凡大宗或经常使用的物品,都应通过询议价或招标的形式,由企管、财务等相关部门共同参与,定出一段时间内(一年或半年)的供应商、价格,签订供货协议,以简化采购程序,提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品,除缩短招标间隔时限外,还应随时掌握市场行情,调整采购价格。

 6. 审计监督原则

采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违反廉洁制度的行为,公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。

(二)采购流程

 1. 采购申请

物资需求部门根据生产或经营的实际需要,每月25日前提出采购申请,填写《请购单》,请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等,若涉及技术指标的,须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程,由各相关部门审批,经总经理批准后交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出议异者,应于2个工作日内将意见反馈给采购申请部门。

 2. 询价比价议价

(1)每一种物品(物资)原则上需两家以上的供应商进行报价。

(2)采购员接到报价单后,需进行比价、议价,并填写《询价记录表》,按低价原则进行采购。

(3)对于下列情况,无须进行比价、议价:独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品,但仍需留下报价记录。

 3. 样品提供和确认

(1)若须进行样品提供和确认的,须确定送样周期,由采购人员负责追踪,收到样品后,须第一时间送交需求部门进行确认,必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。

(2)对于需要保存样品的,须作封样处理,以便日后作收货比较。

 4. 供应商选择

(1)具有合法经营主体者。

(2)品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

(3)信誉良好者。

(4)客户认可的供应商。

采购人员须建立供应商信息台账。

 5. 合同签定

(1)供应商经送样审查合格后,由采购部门与选定的供应商签订合同。

(2)交易发生争执时,依据合同的核定条款进行处理。

 6. 进度跟催

(1)为确保准时交货,采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催,以确保商品(物资)能适时供应。

(2)若采购物品(物资)无法在预定时间内交货的,采购人员须提前通知需求部门,寻求解决办法,并须重新和供应商确定新的交货期,并知会需求部门。

 7. 验收入库

采购物品(物资)到公司后,经需求部门验收,库管开具《入库单》,按流程办理入库手续。如验收不合格的,由验收部门通知采购部门,2日内办理换(退)货手续。

 8. 对账付款

采购物资办理入库后,由采购员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续。

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应聘采购会计必备的技能

一、与采购部门(人员)的沟通

1. 参与采购计划的编制 。根据各部门需求计划,实行定期订购和定量订购方式,达到最小限度地占用流动资金,提高资金使用效益。

2. 收集整理并及时更新供应商的相关资料,与供应商保持长期稳定的合作关系。

使所建立的商品供应渠道及供应网络牢固可靠,对商品供应的情报工作及物资供应档案资料管理均达到了规范要求,处理与协调和供应商之间的关系。

二、审核采购合同

合同管理的7个要点:

1. 供应商是什么企业:生产企业、销售企业、施工企业

2. 供应商法律身份:公司制企业、合伙企业、个人独资企业、个体工商户

3. 合同的主要标的:合同当事人双方权利和义务所共同指向的对象。它是合同成立的必要条件,是一切合同的必备条款。

4. 合同报价和税款承担:明确标明合同的含税价、税款。

5. 付款、发票和交易节点

采购合同中,付款方式:款到发货、预付款、分期付款三种类型。这些模式会影响付款、发货和发票之间的关系。

发票:专票和普票的约定、税率、何时提供等要在合同中注明。

付款交易节点:是否可控,要确保付款发票交易一致性,是否存在总分公司代付,委托第三方付款的情形。

6. 双方权利义务与违约责任

货物质量、数量和发货时间的违约条款

付款时间和数量的违约条款

发票问题的违约条款

7. 合同签署时间及有效期

有效期怎么界定?按项目完成时间还是注明的规定时间?合同签署时一定要将时间写清楚。

三、监督合同执行

1. 按照采购合同采购货物,做到及时采购,保证供应。

2. 采购价格、付款方式、账期收集管理;做好采购付款申请流程工作,统一申请和报销采购费用。

3. 根据合同及供应商写好的送货单名称,数量以现场收货的数量为准,收货完毕后,送货人员、采购人员、仓库人员、财务人员四方均要在送货单上签字。采购会计必须当天审核当天的送货单,以确保数量和单价的正确性、合理性。采购会计审核好当天送货单后必须在送货单上注明“已经审核无误”,并签名。

4. 进项发票收集整理、统计及认证和装订。

5. 检查供应商往来款按账龄划分,对异常往来制定解决方案,跟踪处理异常往来。

6. 按月通报预付款和其他应付款账龄,规避付款和借款风险。

7. 做好与供应商每月的对账工作,及时沟通材料相关问题及相关规定的变更状况。

四、采购部与会计的采购报表

会制作采购月报表、采购分析报表、应付明细表。

五、账务处理

1. 小规模纳税人不用登记“应交税费——应交增值税(进项税额)”,直接计入原材料/库存商品。

小规模纳税人借方不用“应交税费”科目,按票面上的价税合计数入账即可,因为小规模纳税人不能抵扣进项税额。

借:库存商品

  贷:银行存款

未付款时

借:库存商品

  贷:应付账款

2. 一般纳税人

(1)假设取得的是增值税专用发票,价税合计 11300元:

借:库存商品             10,000

  应交税费—应交增值税(进项税额) 1,300

 (已勾选认证)

    贷:银行存款/应付账款        11,300  

(2)假设取得的是增值税普通发票,价税合计 11300元:  

借:库存商品             11,300

  贷:银行存款/应付账款         11,300

注意:和小规模纳税人交易,也可以让小规模纳税人开具专票  

(3)如果当月取得了专票,但是进项税未认证

借:库存商品

  应交税费—待认证进项税额

  贷:银行存款

  或:应付账款

认证时:

借:应交税费—应交增值税(进项税额)

  贷:应交税费—待认证进项税额  

(4)如果货已到,发票未到(假设合同金额10,000元)

借:库存商品            10,000

  贷:应付账款—暂估应付款        10,000 

下月初收到发票用红字冲销

借:库存商品(红字)        -10,000

  贷:应付账款—暂估应付款(红字)    -10,000

并同时做一笔分录(假设收到的是专票,价税合计10000元)

借:库存商品              8,849.56

  应交税费—应交增值税(进项税额 )  1,150.44

  贷:银行存款(应付账款)        10,000


本文为正保会计网校老师原创文章

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