部门备用金的记账凭证怎么写
来源： 正保会计网校
2024-12-26
普通
部门备用金的记账凭证怎么写
在企业财务管理中，部门备用金是用于日常小额支出的资金。
当员工领取备用金时，应填写借款单，注明借款人、借款金额、借款用途等信息。会计人员根据借款单编制记账凭证，借方科目为“<其他应收款>”，贷方科目为“<银行存款>”或“<库存现金>”。例如：
借：其他应收款——某部门
贷：银行存款（或库存现金）
此操作反映了公司内部资金从银行账户或现金形式转移到个人手中，形成了一笔应收款项。
备用金报销与结清的记账处理
当员工完成业务后，需及时提交费用报销单及相关发票进行报销。会计人员审核无误后，将实际发生的费用计入相应的成本或费用科目，并冲销之前记录的其他应收款。具体分录如下：
借：管理费用/销售费用等（根据实际发生费用类别）
贷：其他应收款——某部门
如果员工归还剩余备用金，则需要再次编制记账凭证：
借：银行存款（或库存现金）
贷：其他应收款——某部门
通过以上步骤，可以确保备用金的使用和归还有据可查，保证财务数据的真实性和准确性。
常见问题
如何处理备用金不足的情况？答：当备用金不足以支付所需费用时，员工应及时申请追加备用金。此时，需重新填写借款单并按流程审批。会计人员根据新的借款单编制记账凭证，增加其他应收款的同时减少银行存款或库存现金。
备用金长期未报销怎么办？答：对于长时间未报销的备用金，企业应建立有效的催缴机制，定期提醒员工尽快办理报销手续。若超过规定期限仍未处理，可考虑将其转为预支工资或其他形式的欠款，并按照公司政策进行相应处理。
不同行业对备用金管理有何特殊要求？答：不同行业根据自身特点可能对备用金管理有不同的规定。例如，建筑行业由于项目周期长且地点分散，备用金需求较大且流动性强；而服务行业则更注重备用金的安全性和快速周转。因此，企业在制定备用金管理制度时，应充分考虑行业特性，确保制度合理有效。
说明：因考试政策、内容不断变化与调整，正保会计网校提供的以上信息仅供参考，如有异议，请考生以官方部门公布的内容为准！
