基金客户信息资料对基金公司而言至关重要。基金公司加强客户规范管理,有利于交易委托纠纷的解决,保护广大投资者合法权益;有利于保障基金经营机构信息系统安全运行,保证客户资产和交易安全,提高交易中断的后期处理能力;有利于建立网上交易身份认证机制,提高网上交易安全防范能力。
(一)基金客户信息的内容
基金经营机构的客户信息主要分为两类,分别是:
①客户账户信息。客户账户信息包括账号、账户开立时间、开户行、账户余额、账户交易情况等。
②客户交易记录信息。客户交易记录包括关于每笔交易的数据信息、业务凭证、账簿以及有关规定要求的反映交易真实情况的合同、业务凭证、单据、业务函件和其他资料。客户交易记录主要包括客户交易终端信息,主要内容是客户通过基金经营机构下达交易指令的交易终端特征代码。客户交易终端信息是客户委托记录、交易记录的重要组成部分,包括但不限于以下内容:电话号码、互联网通信协议地址(IP地址)、媒介访问控制地址(MAC地址)以及其他能识别客户交易终端的特征代码。
(二)基金经营机构客户信息管理保密要求
基金经营机构应当建立健全内部控制制度,对易发生客户信息泄露的环节进行充分排查,明确规定各部门、岗位和人员的管理责任,加强客户信息管理的权限设置,形成相互监督、相互制约的管理机制,切实防止信息泄露或滥用事件的发生。
基金经营机构要完善信息安全技术防范措施,确保客户信息在收集、传输、加工、保存、使用等环节中不被泄露。基金经营机构不得篡改、违法使用客户信启。使用客户信息时,应当符合收集该信息的目的,并不得进行以下行为:
①出售客户信息;
②向本基金机构以外的其他机构和个人提供客户信息,但为客户办理相关业务所必需并经客户本人书面授权或同意的,以及法律法规和相关监管机构另有规定的除外;
③在客户提出反对的情况下,将客户信息用于该信息源以外的金融机构其他营销活动。
基金经营机构通过格式条款取得客户书面授权或同意的,应当在协议中明确该授权或同意所适用的向他人提供客户信息的范围和具体情形。同时,还应当在协议的醒目位置使用通俗易懂的语言明确提示该授权或同意的可能后果,并在客户签署协议时提醒其注意上述提示。
(三)基金经营机构客户信息保存期限有关规定
对于不同类型的客户信息的保管期限,基金管理部门有着不同的规定:
①客户身份资料自业务关系结束当年或者一次性交易记账当年计起至少保存5年。
②客户交易记录自交易记账当年计起至少保存5年。
其中,对于客户交易终端信息,基金公司应当按照技术规范对客户的主要开户资料进行电子化,并妥善保存在信息系统中。基金公司应当按照技术规范在18个月内对新增账户实施开户资料电子化,存量的正常交易类账户应在36个月内完成开户资料电子化。基金经营机构应妥善保存客户交易终端信息和开户资料电子化信息,保存期限不得少于20年。基金经营机构应妥善保存交易时段客户交易区的监控录像资料,保存期限不得少于6个月。
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