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知识点:Segregation of Duty 内控职责分离

来源: 中华会计网校 2019-12-06
普通

为了帮助参加2020年美国cpa考试的学员巩固知识,提高备考效果,中华会计网校特为大家整理了美国cpa考试知识点:Segregation of Duty 内控职责分离,帮助广大考生一起学习、一起进步。


一、会计岗位设置中的不相容职务(accounting department)

企业设置的会计工作岗位一般可分为:会计机构负责人或者会计主管人员,出纳,财产物资核算,工资核算,成本费用核算,财务成果核算,资金核算,往来结算,总账报表,稽核,档案管理等。上述会计工作岗位可以一人一岗、一人多岗或者一岗多人,但应符合不相容职务相互分离的要求。

具体包括:

(1)出纳职务与收入、支出、费用的核算职务,与债权债务的核算职务,与稽核职务,与会计档案的保管职务等均属于不相容职务,应当予以分离。

(2)会计核算职务与相应的稽核检查职务属于不相容职务,应予分离。

(3)总分类账的登记职务与相关明细分类账的登记职务属于不相容职务,应当分离。

二、货币资金业务中的不相容职务(cash)

(1)钱账分管,即出纳专职负责货币资金的收支业务,除现金和银行存款日记账外,不兼记总账和债权债务等明细账,不负责汇总记账凭证,不抄寄各种往来结算账户对账单。另一方面,除了出纳外,其他任何人,包括会计人员、单位领导、各种业务人员等,均不得办理货币资金收支业务,包括收付现金和接收、开出银行支票。

(2)出纳与核对职务应分离,即库存现金要由专人进行定期或不定期地进行盘点;银行存款应指定专人及时对账,每月收受银行对账单、编制银行存款余额调节表,应当由出纳、管现金账和银行存款账以外的人员负责。

(3)支票的签发如果涉及到印章,则不能由负责付款的出纳保管印章,印章须由专人保管且保管人不能接触支票

(4)一切付款均须得到恰当批准,即付款经办人与审批人应当分离。

三、购货与付款业务中的不相容职务(expenditure cycle)

购货与付款业务通常要经过提出申请——订货采购——验收入库——结算付款这样四个业务环节,涉及使用部门、供应部门、仓储部门和会计部门四个职能部门。因此,在购货与付款业务中,商品存货的请购、订货、验收和结算职务互为不相容职务,必须由不同的人员担任。单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购与付款业务不相容职责至少包括:请购与审批;询价与确定供应商;采购合同的订立与审批;采购与验收;采购、验收与相关会计记录;付款审批与付款执行。这些都是对单位提出的、有关采购与付款业务相关职责适当分离的基本要求,以确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约与监督。

四、存货与仓储业务中的不相容职务(inventory cycle)

(1)商品存货的保管、收发必须由专人负责,并建立账卡进行数量核算,不得兼任采购或销售,也不能担任会计部门有关存货总账、明细账的登记职务;同时,非实物保管人员应限制接近资产,不得办理物资收发。

(2)商品存货的请领、审批、发放与记账须相互独立,不能由一人包办。

(3)财产物资的保管与清查职务应分离,即应由会计部门组织,定期或不定期的查对账证、抽点实物,以保证账证相符、账账相符、账实相符。

五、工资业务中的不相容职务(payroll)

在工资业务中,起薪止薪决定、考勤记录、工薪发放、工资记录等职务应相互分离,一般涉及企业的劳动工资部门或人事部门、车间或班组、会计部门等职能部门。

劳动工资管理部门与会计部门的职责分工如下。劳动工资管理部门的主要职责:

(1)根据在册职工和工资标准开列工资单。

(2)根据考勤记录和扣款记录计算工资额。会计部门的主要职责:

(1)根据工资结算单编制工资费用分配表;

(2)根据工资费用分配表编制记账凭证入账。

六、销售与收款业务中的不相容职务(revenue cycle)

销售与收款业务主要有订立合同、编制销售单、发运货物和开票收款等几个业务环节,所涉及的不相容职务主要包括:

(1)销售部门和销售人员必须专职独立,不得兼记会计部门销售收入账和应收账款账,不得直接收取货款,不得兼任货物保管和发货,不得兼货物采购。同时,其他部门及人员也不得兼办销售,即销售与记账、收款、保管、发货、采购均属不相容职务。

(2)销售业务的各个环节,包括销售合同的签订、销售单的编制、发票的开出、售价的确定、销售方式和结算方式、销售折扣折让与退货等,都要经过恰当的批准,即批准与经办应予以分离。

(3)开票与发货、开票与收款、销售收入账的记录、应收账款账的记录和收款应予分离,即负责销售收入账和应收账款账的会计不得经手货币资金,并且销售收入账和应收账款账最好由不同的会计人员负责。

(4)记账、收款和抄寄对账单属于不相容职务,应予以分离,即企业应由不负责现金出纳和销售及应收账款记账的人员,按月向客户寄发账单。单位应当将办理销售、发货、收款三项业务的部门(或岗位)分别设立;单位在销售合同订立前,应当指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。谈判人员至少应有两人以上,并与订立合同的人员相分离;编制销售发票通知单的人员与开具销售发票的人员相互分离;销售人员应当避免接触销售现款;单位应收票据的取得和贴现必须经由保管票据以外的主管人员的书面批准。这些都是对企业提出的、有关销售与收款业务相关职责适当分离的基本要求,以确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

七、筹资与投资业务中的不相容职务(investment cycle)

总原则:

(1)筹资与投资业务中的业务经办、授权批准和会计记录互为不相容职务,应予以分离。

(2)筹资与投资业务明细账与总账的登记职务应予分离。

(3)筹资与投资业务中的记账、保管、核对职务均为不相容职务,应相互分离。

具体内容又可以分为筹资业务和投资业务两个方面。筹资业务中的不相容职务通常包括:

(1)筹资计划编制人与审批人应适当分离,以利于审批人从独立的立场来评判计划的优劣。

(2)经办人员不能接触会计记录,通常由独立的机构代理发行债券和股票。

(3)会计记录人员同负责收、付款的人员相分离,有条件的应聘请独立的机构负责支付业务。

(4)证券保管人员同会计人员分离。

投资业务中的不相容职务一般包括:

(1)对外投资预算的编制与审批。

(2)对外投资项目的分析论证与评估。

(3)对外投资的决策与执行。

(4)对外投资处置的审批与执行。

(5)对外投资业务的执行与相关会计记录。

八、固定资产管理中的不相容职务(PPE cycle)

固定资产管理人员不能接触到相关账务;固定资产的采购人员与验收人员不能为同一人;固定资产的管理相关监督人员不能接触固定资产相关的账务,也不能直接代行固定资产的保管工作。

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