F1购买循环(Purchase Cycle)和销售循环(Sales Cycle)程序

购买循环的总体目标是是确保：

1.购买的商品或者劳务没有被高估；

2.负债没有被低估；

3.仅仅对那些收到的货物和服务支付对价，并且这些货物或者服务是公司需要的。

购买循环主要包括以下的程序：

1.购买需求单(Purchase Requisition,简称PR)：部门的员工（比如生产或者存货部门的员工）决定什么类型的货物或者服务需要购买，于是编制了购买需求单（可以手工或者电子版本），购买需求单首先先经部门经理的审批，然后移交到采购部门。

2.订购单(Purchase order,简称PO)：采购部门从批准的供应上那里获得了一些报价，包括价格、送货时间、质量等等。订购单至终需要被批准，特别是对于金额相对较大的订购单。

3.收到货物(Good Received)：当收到采购的货物时，需要编制收货记录(Goods Received Notes 简称GRN)。

4.收到购货发票(Purchase Invoice Received)：供应商给公司开具发票，发票记载事项与收货记录核对，确保货物和服务已经收到，并且价格与订单、合同以及供应商提供的报价单一致，付款需要适当的批准。

5.发票记录(Invoice recorded)：采购事项需要记录到采购日记账中，并且记录到总账中的负债和费用科目中。

6.付款(Payment made)：支票和银行转账是对所欠供应商的款项进行支付的方式。付款需要得到高级经理的批准，高级经理会核对付款金额和相对应的采购发票等支持文件。付款被记录到付款系统中。

销售循环的总体目标是是确保：

1.所有发出的货物和提供的劳务被正确地开具发票并且处理；

2.应收账款的目标是确保所有应收账款是可收回的，不会导致坏账；

销售循环主要包括以下的程序：

1.销售订单(Sales Order)：订单收到的方式通常包括电话、快递、传真、邮件、网站或者电子数据交换(Electronic Data Interchange)等，销售订单的记录应该在保证完整性的同时，确保所有的记录都被正确地处理。

2.处理订单(Order processed)：货物在发出之前需要得到批准，销售订单的确认函应该发送给客户并说明何时货物将会被发出。

3.货物发出(Goods despateched)：货物的选择以及发出货物记录应该与订单保持一致。货物发出到达客户，客户需要确认收货(在发出记录上签字)。

4.开具发票(Invoicing)：发票应该被开具并且需要经过批准然后送到客户的手中。

5.记录到账户中(Recorded in the accounts)：发票记录需要被记录到销售日记账中，并且记录到销售明细账以及总账中应收账款的控制账户中。

6.收到付款(Payment received)：客户需要对所欠款项进行付款，并且公司需要将此笔业务记录到收款系统中。月度的账单需要寄送给客户，并详细列明开具的发票以及收到的付款。