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F1购买循环(Purchase Cycle)和销售循环(Sales Cycle)程序

普通 来源: 2013-10-25

购买循环的总体目标是是确保:

1.购买的商品或者劳务没有被高估;

2.负债没有被低估;

3.仅仅对那些收到的货物和服务支付对价,并且这些货物或者服务是公司需要的。

 

购买循环主要包括以下的程序:

1.购买需求单(Purchase Requisition,简称PR):部门的员工(比如生产或者存货部门的员工)决定什么类型的货物或者服务需要购买,于是编制了购买需求单(可以手工或者电子版本),购买需求单首先先经部门经理的审批,然后移交到采购部门。

2.订购单(Purchase order,简称PO):采购部门从批准的供应上那里获得了一些报价,包括价格、送货时间、质量等等。订购单至终需要被批准,特别是对于金额相对较大的订购单。

3.收到货物(Good Received):当收到采购的货物时,需要编制收货记录(Goods Received Notes 简称GRN)

4.收到购货发票(Purchase Invoice Received):供应商给公司开具发票,发票记载事项与收货记录核对,确保货物和服务已经收到,并且价格与订单、合同以及供应商提供的报价单一致,付款需要适当的批准。

5.发票记录(Invoice recorded):采购事项需要记录到采购日记账中,并且记录到总账中的负债和费用科目中。

6.付款(Payment made):支票和银行转账是对所欠供应商的款项进行支付的方式。付款需要得到高级经理的批准,高级经理会核对付款金额和相对应的采购发票等支持文件。付款被记录到付款系统中。

 

销售循环的总体目标是是确保:

1.所有发出的货物和提供的劳务被正确地开具发票并且处理;

2.应收账款的目标是确保所有应收账款是可收回的,不会导致坏账;

 

销售循环主要包括以下的程序:

1.销售订单(Sales Order):订单收到的方式通常包括电话、快递、传真、邮件、网站或者电子数据交换(Electronic Data Interchange)等,销售订单的记录应该在保证完整性的同时,确保所有的记录都被正确地处理。

2.处理订单(Order processed):货物在发出之前需要得到批准,销售订单的确认函应该发送给客户并说明何时货物将会被发出。

3.货物发出(Goods despateched):货物的选择以及发出货物记录应该与订单保持一致。货物发出到达客户,客户需要确认收货(在发出记录上签字)

4.开具发票(Invoicing):发票应该被开具并且需要经过批准然后送到客户的手中。

5.记录到账户中(Recorded in the accounts):发票记录需要被记录到销售日记账中,并且记录到销售明细账以及总账中应收账款的控制账户中。

6.收到付款(Payment received):客户需要对所欠款项进行付款,并且公司需要将此笔业务记录到收款系统中。月度的账单需要寄送给客户,并详细列明开具的发票以及收到的付款。

我要纠错】 责任编辑:Sarah
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