2024年《经济法基础》知识点预习-----会计档案管理
知识点：会计档案管理
（一）会计档案的概念
会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备，形成传输和存储的电子会计档案形式的会计资料。
注意：各单位的预算、计划、制度等文件材料属于文书档案，不属于会计档案。
（二）会计档案的归档
1.会计档案的归档范围
①会计凭证：原始凭证和记账凭证；
②会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、其他辅助性账簿；
③财务会计报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告；
④其他资料：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料等。
2.会计档案的归档要求
（1）电子档案：同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：
①来源真实，由计算机等电子设备形成和传输；
②使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式会计资料，并设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
③符合电子档案长期保管要求，并建立了与电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
④采取有效措施，防止电子档案被篡改；
⑤建立电子会计档案备份制度；
⑥不属于永久保存或有其他重要价值的会计档案。
满足上述条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
（2）责任主体：单位会计管理机构按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。
（3）保管期限：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由会计机构临时保管一年，因工作需要推迟移交，应经档案管理机构同意，但最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳不得兼管会计档案。
（三）会计档案的移交和利用
1.会计档案的移交
（1）前提：单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续；
（2）移交要求：
①纸质会计档案移交时应当保持原卷封装。
②电子会计档案移交时，应将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应符合国家规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
（3）接收要求：单位档案管理机构接收电子会计档案时，应对其准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。
2.会计档案的利用
（1）单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。
（2）单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按规定办理相关手续。
（3）会计档案借用单位，应妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全、完整，并在规定时间内归还。
（四）会计档案的保管期限
会计档案的保管期限是从会计年度终了后的第一天算起。
提示：《会计档案管理法》规定的会计档案保管期限为最低保管期限。
（五）会计档案的鉴定与销毁
1.会计档案的鉴定（销毁的前提）
（1）目的：单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。
（2）鉴定后：仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。
（3）参加人员：会计档案鉴定工作由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。
2.会计档案的销毁程序
（1）前提：单位档案管理机构应编制销毁清册；
（2）签署意见人员：单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人及档案管理、会计管理机构的经办人于销毁前在会计档案销毁清册上签署意见。（三个领导、两个经办）
（3）监销：
①单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。销毁后监销人在销毁清册上签名或盖章。（两个监销）
②监销机构分类：
纸质档案：单位档案管理机构和会计管理机构监销。
电子档案：单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构监销。
3.不得销毁的会计档案
保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。并应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
（六）特殊情况下会计档案的处置
1.单位分立
①原单位存续：由存续方统一保管，其他方可以査阅、复制。
②原单位解散：经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制。
注意：
（1）单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接。
（2）单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制。
2.单位合并
原各单位解散或者一方存续其他方解散，由合并后的单位统一保管。
原各单位仍存续，仍由原各单位保管。
3.建设单位项目建设会计档案
建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按规定办理交接手续。
4.单位之间交接会计档案的手续
①单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。
②交接会计档案时，交接双反应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。
③交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
④电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取数据平台一并移交。
⑤档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。
（一）会计档案的概念
会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备，形成传输和存储的电子会计档案形式的会计资料。
注意：各单位的预算、计划、制度等文件材料属于文书档案，不属于会计档案。
（二）会计档案的归档
1.会计档案的归档范围
①会计凭证：原始凭证和记账凭证；
②会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、其他辅助性账簿；
③财务会计报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告；
④其他资料：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料等。
2.会计档案的归档要求
（1）电子档案：同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：
①来源真实，由计算机等电子设备形成和传输；
②使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式会计资料，并设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
③符合电子档案长期保管要求，并建立了与电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
④采取有效措施，防止电子档案被篡改；
⑤建立电子会计档案备份制度；
⑥不属于永久保存或有其他重要价值的会计档案。
满足上述条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
（2）责任主体：单位会计管理机构按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。
（3）保管期限：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由会计机构临时保管一年，因工作需要推迟移交，应经档案管理机构同意，但最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳不得兼管会计档案。
（三）会计档案的移交和利用
1.会计档案的移交
（1）前提：单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续；
（2）移交要求：
①纸质会计档案移交时应当保持原卷封装。
②电子会计档案移交时，应将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应符合国家规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
（3）接收要求：单位档案管理机构接收电子会计档案时，应对其准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。
2.会计档案的利用
（1）单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。
（2）单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按规定办理相关手续。
（3）会计档案借用单位，应妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全、完整，并在规定时间内归还。
（四）会计档案的保管期限
会计档案的保管期限是从会计年度终了后的第一天算起。
保管期限 | 保管内容 | |
永久 | 年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书（年报两清一鉴定） | |
定期 | 30年 | 凭证、账簿（固定资产卡片除外）、会计档案移交清册（移交凭证和账簿）（注意固定资产卡片是报废清理后5年） |
10年 | 月度、季度、半年度财务报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表（银税136） | |
提示：《会计档案管理法》规定的会计档案保管期限为最低保管期限。
（五）会计档案的鉴定与销毁
1.会计档案的鉴定（销毁的前提）
（1）目的：单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。
（2）鉴定后：仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。
（3）参加人员：会计档案鉴定工作由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。
2.会计档案的销毁程序
（1）前提：单位档案管理机构应编制销毁清册；
（2）签署意见人员：单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人及档案管理、会计管理机构的经办人于销毁前在会计档案销毁清册上签署意见。（三个领导、两个经办）
（3）监销：
①单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。销毁后监销人在销毁清册上签名或盖章。（两个监销）
②监销机构分类：
纸质档案：单位档案管理机构和会计管理机构监销。
电子档案：单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构监销。
3.不得销毁的会计档案
保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。并应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
（六）特殊情况下会计档案的处置
1.单位分立
①原单位存续：由存续方统一保管，其他方可以査阅、复制。
②原单位解散：经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制。
注意：
（1）单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接。
（2）单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制。
2.单位合并
原各单位解散或者一方存续其他方解散，由合并后的单位统一保管。
原各单位仍存续，仍由原各单位保管。
3.建设单位项目建设会计档案
建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按规定办理交接手续。
4.单位之间交接会计档案的手续
①单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。
②交接会计档案时，交接双反应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。
③交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
④电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取数据平台一并移交。
⑤档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。
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