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实务交流

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Excel管理扫描版合同,敢想敢学敢做

Excel不加班楼主

2018-04-13 14:28:26 288 2

朋友圈看到的,送给今年考CPA的读者。考CPA的好处,700多页的《会计》,犹如带着一副钢盔铁甲。


接上篇《原来,Word管理文件如此简单》,继续聊管理文件的话题。


卢子以前负责某公司的所有数据,老板让卢子全权处理。在数据方面,公司当时没有比卢子能力好的,因此,一切只能靠自己想,自己学,自己做,不断摸索,总结经验。


其中有一项工作就是管理扫描版合同,今天就来聊这个。


1.最初阶段


当时,同事们是将合同扫描后放在一个文件夹中,每份合同放一个文件夹,一个文件夹内又有N张合同图片。要看合同就需要找到合同的文件夹,再翻阅每张图片,不太方便。

以上为模拟图片,如有雷同,纯属巧合。


2.初步改善


将扫描的图片,通过软件转换成PDF文件,这样一份合同就一个PDF。查看合同,就相对方便了一些。


不过,随着合同越来越多,一个文件夹内往往有几百份合同,要找到某一份合同也要花费不少时间。


3.进一步改善


为了方便理解,这里模拟2份PDF合同。


Step 01 创建一个Excel工作簿,命名为公司合同管理,然后打开工作簿。


接下来提供Excel2016+WIN10的操作方法,高版本在处理问题上会更加便利。


Step 02 选择所有PDF合同,单击复制路径。


Step 03 将路径粘贴到Excel中,这里就提取到了路径跟合同名称。


如果是其他版本,推荐阅读这篇文章。

好用!文件夹内工作簿名称一键提取以及重命名


Step 04 将路径替换掉,只保留合同名称。按快捷键Ctrl+H,再将路径复制到查找内容栏,替换栏这里不用写任何内容,单击全部替换。


Step 05 增加一些相关的文字说明。


Step 06 在C2输入公式,下拉。HYPERLINK就是创建超级链接函数。

=HYPERLINK(B2,"打开")


说明:Excel工作簿一定要跟PDF在同一个文件夹。


Step 07 比如,现在要找广州市xx学校合同。只需筛选就可以找到,然后点击C列的超级链接,这时会弹出一个对话框,因为是自己制作的PDF,绝对安全,直接单击确定就可以。


以上,就是卢子管理扫描版合同的一些经验分享。

作者:卢子,清华畅销书作者;个人公众号:Excel不加班(ID:Excelbujiaban)

飞翎恋雪1楼

2018-04-20 20:56:34
小事情体现大智慧啊